Ziele von ERP-Systemen
Sämtliche Bereiche sollen bei einem ERP-System in einem einzigen umfassenden System abgedeckt werden. Auch branchenspezifische Prozesse des Unternehmens werden dabei idealerweise abgebildet. Richtig eingesetzt bietet ein ERP-System dem Management einen vollständigen Einblick in wichtige Aspekte des Unternehmens. Dabei werden sowohl abteilungsspezifische als auch unternehmensweite Daten überwacht. ERP-Systeme erleichtern die Kommunikation und die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen und ermöglichen, Aufgaben effizient und reibungslos zu erledigen.
Ein Beispiel aus der Praxis hilft für eine Einordnung dieses Softwaretyps: Ein ERP-System macht es zum Beispiel einem Unternehmen der Automobilproduktion möglich, Materialien von der Beschaffungsphase über die Produktion bis hin zum fertigen Endprodukt, das bereits gekauft und bezahlt ist, zu verfolgen. Dadurch soll aufgezeigt werden, wie die gegebenen Ressourcen aus den einzelnen Abteilungen innerhalb des Unternehmens am effizientesten eingesetzt werden und welche Wege am besten in der Supply-Chain zu gehen sind.
Was bedeutet Finanzbuchhaltung?
Innerhalb der Unternehmen stellt die Finanzbuchhaltung, kurz Fibu, einen Bereich des betrieblichen Rechnungswesens dar. Sie erfasst sämtliche Unternehmensprozesse als Finanzdaten und bringt somit Transparenz in die Aufwendungen und Erträge.
Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung als Formen der Finanzbuchhaltung
Generell existiert gerade bei großen Unternehmen eine Aufgliederung der Finanzbuchhaltung in die Bereiche Kreditoren- und die Debitorenbuchhaltung.
- Kreditorenbuchhaltung: Diese beinhaltet die Zahlungsverpflichtungen des Unternehmens und damit die Eingangsrechnungen.
- Debitorenbuchhaltung: Hier geht es um die Außenstände, also die Forderungen und Ausgangsrechnungen des Unternehmens.
Finanzbuchhaltung und ihre Aufgaben
Primär besteht die Aufgabe der Finanzbuchhaltung darin, das Gesamtergebnis eines Unternehmens darzustellen. Es geht also um eine Aufstellung der wesentlichen Vermögensverhältnisse und deren Veränderungen. Informationen darüber, wie viel Gewinn oder Verlust jeweils gemacht wurde, benötigt nicht nur das Management des Unternehmens selbst. Weitere wichtige Stakeholder sind auch Anteilseigner oder Gläubiger. Mittels einer transparenten Aufstellung einer Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) sowie einer Bilanz soll Vertrauen generiert werden und ausgesagt werden, wie vital das Unternehmen aufgestellt ist.
Was kann eine Finanzbuchhaltungssoftware?
Auf diese Bedürfnisse abgestimmt ist eine Finanzbuchhaltungssoftware: Sie wird ausschließlich von der Finanzabteilung eingesetzt und konzentriert sich im Wesentlichen darauf, die Finanzfunktionen und -transaktionen eines Unternehmens z. B. mit folgenden Funktionen zu realisieren:
- Kreditoren
- Debitoren
- Gehälter
- Abrechnung
- Hauptbuch
Im Fokus steht die Buchung aller Finanzströme, das Ergebnis aus der Finanzbuchhaltung ist dann der Jahresabschluss. Das bedeutet, dass am Ende einer festgelegten Rechnungsperiode die Konten abgeschlossen werden: Es werden Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung realisiert.
Die gängigsten Finanzbuchhaltungssoftwares sind in der Lage, Ihnen eine Momentaufnahme aller Finanzaktionen innerhalb des Unternehmens zu geben. So soll der wirtschaftliche und betriebliche Zustand des Unternehmens genau abgebildet werden. Als Modul sind die Lösungen rund um Buchhaltung, Finanzwesen und Controlling auch häufig in komplexen ERP-Systemen, wie SAP enthalten.
Warum ein ERP-System oder eine Finanzbuchhaltungssoftware für eine ganzheitliche Unternehmenssteuerung nicht ausreicht
Was sind nun die entscheidenden Unterschiede eines klassischen ERP-Systems mit Fibu-Modul und einer Gesamtlösung aus dem Bereich Financial Performance Management?
Unterschied 1 ERP vs. FPM: die Zielsetzung
ERP-Systeme und FPM-Lösungen befinden sich in ganz unterschiedlichen Welten: Während ERP die operativen Prozesse von sämtlichen Unternehmensbereichen adressiert und abbildet, dient eine FPM-Lösung der besseren Steuerung von Managementprozessen.
Viele Unternehmen nutzen ERP-Systeme, um volle Kontrolle über Ressourcen, Prozesse und Projekte zu gewinnen. Dazu gehören:
- Kosten kalkulieren
- Verträge und Bestellungen abbilden und organisieren
- Inventarausstattung steuern
- Projekte planen
- Angebote erstellen
- Geräte- und Anlagenausstattung steuern
- Performance und Produktivität analysieren
- Gehaltsabrechnungen und Personalplanung realisieren
Viele Unternehmen starten zunächst mit der Implementierung eines Buchhaltungs- oder ERP-Systems, um die täglichen Transaktionen abzuwickeln. Sehr häufig werden im Finanzbereich Excel-Tabellen gebaut und aufgesetzt, um Finanzprozesse wie Budgetierung, Prognosen und Finanzberichte zu realisieren. Wächst und expandiert das Unternehmen jedoch, kommen Excel und Co. schnell an ihre Grenzen und es bedarf einer ganzheitlichen Finanzsoftware.
Bei FPM-Lösungen geht es um eine Steuerung der strategischen Gesamtausrichtung des Unternehmens. Dort laufen dann – ausgehend von den Vorsystemen wie ERP und Finanzbuchhaltung – alle wichtigen Finanzdaten zusammen und bilden die Basis für anstehende Entscheidungen in Bezug auf die zukünftige Unternehmensentwicklung.
Unterschied 2 ERP vs. FPM: der Funktionsumfang
Aus dieser unterschiedlichen Zielsetzung resultiert ein ebenso unterschiedlicher Funktionsumfang:
Bei ERP-Anbietern liegt der Fokus weniger auf den Bereichen Konsolidierung, Planung, Reporting und Analyse, sondern vielmehr auf den klassischen ERP-Themen wie Warenwirtschaft oder Finanzbuchhaltung. Zahlreiche Funktionen wie Budgetierung und Prognosen, komplexe Finanzkonsolidierungen, Analysen und Reporting-Funktionen, sind in ERP-Systemen zwar vorhanden, aber in der Anwendung viel zu komplex und damit für den Anwender ineffizient. Die FI-Daten sind nicht hinreichend integriert und gewähren nur einen eingeschränkten Blick. Generell ist in ERP-Systemen eine Planung der Finanzdaten möglich, der Fokus liegt jedoch meist mehr auf der operativen Planung, was für eine nachhaltige Unternehmenssteuerung nicht ausreichend ist.
Bei den Lösungen für die Finanzbuchhaltung, die entweder stand-alone oder im ERP-System als Modul eingesetzt werden, liegt der Schwerpunkt auf der Erstellung von GuV und Bilanz.
Was nun eine FPM-Lösung im Unterschied zu ERP und Finanzbuchhaltung ausmacht, ist die Möglichkeit der integrierten Finanzplanung, der einfachen Konsolidierung und des zuverlässigen Reportings: So können Ist- und Plan-Daten transparent visualisiert sowie analysiert werden. Sie bilden die Grundlage für valide Geschäftsentscheidungen innerhalb des Unternehmens. Für Konzerne gibt es die Möglichkeit der einfachen und effizienten Konzernabschlusserstellung. Dabei werden die Finanzdaten mitunter aus mehreren ERP-Systemen und/oder Vorsystemen der Finanzbuchhaltung integriert und konsolidiert. Es ergibt sich somit ein Single-Point-of-Truth, eine verlässliche Datenbasis für die Finanzabteilung.
Unterschied 3 ERP vs. FPM: die Komplexität
ERP-Systeme sind häufig sehr komplex in der Implementierung und Anwendung. So dauert es in der Regel viel länger diese einzuführen, an die entsprechenden Drittsysteme innerhalb der IT-Infrastruktur des Unternehmens anzubinden und die Mitarbeiter in dem System zu schulen. Betrachtet man große ERP-Anbieter wie SAP so lässt sich feststellen, dass diese in der Funktion breit aufgestellt sind. Besondere Erfordernisse des Unternehmens können individuell abgebildet werden. Aber dieses individuelle Customizing der ERP-Systeme ist mit hohem personellem sowie zeitlichem Aufwand verbunden und erschwert auch eine Wartung.
Die folgenden Aspekte geben einen Überblick über die Nachteile von ERP, die sich gerade im Hinblick auf die Bereiche Konsolidierung, Planung, Reporting und Analyse beziehen:
- Zu hoher personeller und zeitlicher Aufwand bei der Einführung
- Zu hohe Kosten für die ausgehandelte Lizenz, Support, Wartung und Upgrade
- Zu hoher Aufwand für das Customizing des Systems
- Zu hoher Schulungsaufwand der Benutzer
- Starke Abhängigkeit von einem Hersteller oder der eigenen IT im Falle von Anpassungen und Wartung
Die drei Unterschiede auf einen Blick
