Für das Office of the CFO ist das Monats- und Jahresende bekanntlich eine stressige Zeit. Schnelligkeit und Qualität bei der Erstellung der Finanzabschlüsse sind in dieser Phase gefragt. Von der Datensammlung und -abstimmung bis hin zur finalen Konsolidierung und Berichterstattung – ohne die passenden Tools wird dieser Prozess zur Zerreißprobe.
Eine Finanzabschluss-Lösung bietet eine wirkungsvolle Möglichkeit, den gesamten Ablauf zu beschleunigen und effizienter zu gestalten. Wie sie das bewerkstelligt und in welchen Bereichen sie für signifikante Verbesserungen sorgt, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Die wichtigsten Schritte im Abschlussprozess
Der Finanzabschluss beginnt üblicherweise in den Buchhaltungsabteilungen der einzelnen Tochtergesellschaften. Diese übermitteln ihre Finanzdaten an die Konzernzentrale, wo sie umfassend abgeglichen und validiert werden – ein essenzieller Schritt, um Diskrepanzen zu beseitigen und eine hohe Datenqualität sicherzustellen.
Darauf folgt die Intercompany-Abstimmung. Treten hier Differenzen auf, müssen diese mit den lokalen Buchhaltern geklärt werden, und der Prozess startet erneut, bis alle Daten korrekt abgestimmt sind. Erst dann kann die abschließende Konsolidierung durchgeführt, Berichte erstellt und das Reporting vorbereitet werden.
So hilft Ihnen eine Finanzabschluss-Lösung
1. Single-Source-of-Truth
Durch die Integration der lokalen ERP-Systeme in eine zentrale Finanzsoftware entsteht eine Single-Source-of-Truth – eine einheitliche Datenquelle. Der Export von Daten in Excel oder andere Programme entfällt, manueller Aufwand und Formatierungsfehler werden minimiert. Die Finanzdaten können über Nacht in die Software eingespeist werden, was den Aufwand reduziert und die Reportingprozesse der lokalen Buchhaltungen optimiert.
Dank der vollständigen Integration von ERP-Systemen in Ihre Finanzsoftware können Sie jeden Wert in Echtzeit auf Transaktionsebene aufschlüsseln. Dies erleichtert die Abstimmung und Erläuterung von Daten gegenüber dem Management oder externen Parteien. Die Transparenz Ihrer Daten steigt und der Datenfluss wird automatisiert.
Bei Abstimmungs- oder Validierungsproblemen können die Buchhalter direkt in ihrem ERP-System Änderungen vornehmen und die Daten sofort aktualisieren.
2. Effiziente und dezentrale Datenerfassung
Durch die Anbindung von ERP-Systemen an die Finanzabschluss-Lösung wird die Datenerfassung effizienter, doch die Daten müssen weiterhin abgestimmt werden. Mit einem dezentralisierten Abstimmungsprozess wird dieser Schritt deutlich vereinfacht. Einige Finanzsoftware-Lösungen bieten hierfür spezielle Tools an.
Ein dezentraler Abstimmungsprozess, bei dem die Unternehmen direkt miteinander kommunizieren, ohne den Umweg über die Holdinggesellschaft zu nehmen, erleichtert die manuelle Arbeit und beschleunigt die Konsolidierung.
Die lokalen Buchhalter können in der Software zusätzliche Informationen wie Anlagenspiegel und statistische Daten wie die Anzahl der Mitarbeiter eingeben. Die Sammlung all dieser Informationen in einem einzigen Tool hilft bei der Automatisierung von Validierungsprüfungen. Auch Berechnungen wie Cashflows können automatisiert werden, basierend auf Daten aus der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung.
3. Automatisierung der Konsolidierungsprozesse
Nach erfolgreicher Abstimmung und Validierung der Daten ermöglicht die Finanzabschluss-Lösung eine Automatisierung der Konsolidierungsprozesse, wie z.B. der Aufwands- und Ertragskonsolidierung sowie der Schuldenkonsolidierung. Sie sorgt für einen klaren und transparenten Datenfluss, der Zeit spart und Verlässlichkeit gewährleistet. Zudem können Berichte im Rahmen einer Managementkonsolidierung oder einer legalen Konsolidierung gleichzeitig erstellt werden.
4. Standardisiertes Reporting
Der Finanzabschlussprozess mündet in der Regel in der Erstellung von Berichten für das Management und externe Parteien. Da alle Daten aus einer einheitlichen Quelle stammen, lässt sich das Reporting standardisieren und automatisieren. Mit einer Finanzsoftware für das CFO Office können Berichte entweder direkt im Tool erstellt oder alle Daten für die Nutzung in Business-Intelligence-Tools von Drittanbietern exportiert werden. Die Anbindung an zusätzliche Tools wie Microsoft Power BI kann diesen Prozess weiter vereinfachen und beschleunigen, da kein manueller Aufwand notwendig ist. Dies ermöglicht eine Berichterstattung in Echtzeit.
Nutzen Sie die Vorteile für Ihren Finanzabschluss
Mit einer fortschrittlichen Finanzabschluss-Lösung können Sie den Konsolidierungsprozess optimieren, überflüssige Schritte eliminieren und sich auf die Analyse und Auswertung der Daten konzentrieren. Dies spart nicht nur wertvolle Zeit, sondern steigert auch die Qualität Ihrer Finanzberichterstattung insgesamt.
