Ob Start-up, KMU oder Großkonzern: Die Integration der Finanzprozesse ist vielerorts noch nicht Standard. Dabei spielt es nur eine untergeordnete Rolle, wie groß das Unternehmen ist und wie die Finanzabteilung aufgebaut ist – ob es sich um ein großes Team mit spezialisierten Bereichen oder um ein kleines Team mit zwei Buchhaltern handelt, das alle Finanzprozesse abdeckt. In beiden Szenarien führt die Entkopplung der Finanzprozesse und die manuelle Konsolidierung, häufig über Excel-Tabellen, zu einem enormen Zeitaufwand und einer hohen Fehleranfälligkeit.
Eine Finanzmanagement-Lösung kann die Verwaltung der Finanzprozesse in Ihrem Unternehmen erheblich vereinfachen. Aber was sind die konkreten Vorteile einer solchen Software und welche Herausforderungen können damit gemeistert werden? In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie durch integrierte Finanzprozesse Zeit sparen und Fehler vermeiden.
Die Herausforderungen entkoppelter Finanzprozesse
Der klassische Ablauf des Jahresabschlusses beginnt mit der Eingabe einer Rechnung in die Buchhaltungssoftware, gefolgt von der Übertragung der Daten in das ERP-System, der Erstellung von Summen- und Saldenlisten sowie Hauptbüchern und schließlich dem Versuch, die Finanzdaten in Management-Reviews zu interpretieren.
An diesem Punkt wächst in vielen Finanzteams die Unsicherheit. Fragen wie „Wo kommt diese Zahl her?“, „Wie verhält sie sich im Vergleich zum Vorjahr?“ oder „Können Sie den Anstieg oder Rückgang erklären?“ erfordern oft das Durchforsten mehrerer Excel-Dateien. Die Folgen nicht integrierter Finanzprozesse werden hier besonders deutlich: Unterschiedliche ERP-Systeme und inkonsistente Finanzberichte erschweren effiziente Management-Reviews – und damit das Treffen wichtiger unternehmerischer Entscheidungen.
Die Qualität der Business Insights hängt direkt von der Qualität der zugrunde liegenden Daten ab. Hier setzen Finanzmanagement-Lösungen an, indem sie durch die Integration von Finanzprozessen die Erstellung von Abschlüssen, Planungen und Berichten vereinfachen, valide und transparente Finanzdaten sicherstellen und eine Plattform bieten, um Managementfragen souverän zu beantworten.
Die Vorteile integrierter Finanzprozesse
Vorteil 1: Verlässliche Finanzdaten
Manuelle Prozesse bergen das Risiko von Übertragungsfehlern, besonders wenn Daten von zahlreichen Mitarbeitenden über verschiedene Abschlüsse hinweg kopiert und eingefügt werden. Die Herausforderungen werden noch verschärft, wenn mehrere Teams von verschiedenen Standorten aus arbeiten. Finanzmanagement-Lösungen ziehen Daten direkt aus der Quelle, zum Beispiel der FiBu-Software, identifizieren fehlerhafte Informationen und sorgen so für verlässliche Finanzdaten.
Vorteil 2: Umfassende Planung
Eine ganzheitliche Finanzplanung, die GuV, Bilanz und Kapitalflussrechnung umfasst, bleibt oft ein Idealbild. Viele Unternehmen konzentrieren sich hauptsächlich auf die GuV, weil diese Zahlen am einfachsten aus den exportierten ERP-Daten zur Verfügung stehen. Eine Finanzmanagement-Lösung ermöglicht jedoch die Integration über alle Abschlusskomponenten hinweg. Sie ist in der Lage, relevante Vorgänge nicht nur den Hauptbuchkonten, sondern auch den Nebenbüchern und den entsprechenden Bewegungsarten zuzuordnen. Auf Basis der Bewegungen können alle drei Abschlussbestandteile automatisch befüllt werden. Dadurch wird die Planung für die Finanzteams erheblich vereinfacht.
Vorteil 3: Transparenz über Datenquellen
Ein integriertes System ermöglicht detaillierte Einblicke bis auf Buchungssatzebene. Durch die direkte Anbindung Ihrer Finanzmanagement-Lösung an Ihre ERP-Lösung können Sie bei Bedarf Rechnungen in Echtzeit abrufen. Dies hilft bei der detaillierten Beantwortung von Managementfragen wie „Woher kommt diese Zahl?“, da Sie nun die zugrunde liegenden Rechnungen als Quelle heranziehen können.
Vorteil 4: Effiziente Berichterstattung
Integrierte Finanzprozesse reduzieren den manuellen Aufwand erheblich. Wenn Sie Konzernbuchhalter sind, wissen Sie, wie es ist, auf die Berichte der Tochtergesellschaften warten zu müssen und wie viele Stunden Sie damit verbringen, diese Berichte zu konsolidieren und dabei zahlreiche Fehler zu entdecken. Durch die direkte Integration in Ihr ERP-System können Sie Informationen bei Bedarf selbst abrufen. Das Hin- und Herschicken von Excel-Tabellen und das stundenlange Warten auf E-Mail-Antworten gehören der Vergangenheit an.
