CPM-Software – wie man den richtigen Anbieter auswählt

Versetzen Sie sich kurz in diese Situation: Ihr Team ist gestresst. Es fühlt sich überfordert von den täglich anfallenden Aufgaben im Berichtswesen, der Finanzplanung und -analyse und der Abschlusserstellung. Mit jedem Tag wächst die Komplexität der Daten und die Rechnungslegungsstandards und -vorschriften ändern sich. Trotz der wechselhaften Wirtschaftslage wächst Ihr Unternehmen – doch mit dem Wachstum steigt auch die Komplexität. Ihr Team routiert und  ist frustriert von den vielen fehleranfälligen Tabellen, aus denen es seine Daten bezieht.

Weil Ihre Mitarbeitenden so viel Zeit mit täglichen Reporting-Aufgaben verbringen, bleibt kein Spielraum für wichtige strategische Dinge.

Seien wir ehrlich: Manuelle Prozesse wie Excel reichen nicht mehr aus, um den Anforderungen eines modernen Finanzteams gerecht zu werden. Wenn Ihr Team durch ineffiziente Prozesse behindert wird,  ist es an der Zeit, dies zu ändern.

Lösungen wie Corporate Performance Management (CPM) versprechen Automatisierung, Zeitersparnis und mehr Genauigkeit. Aber wie soll man bei der Vielzahl von Anbietern auf dem Markt wissen, worauf es ankommt?

 

Die Vorteile von CPM-Software für Ihr Unternehmen

CPM-Software deckt alle Aufgabenbereiche der Finanzabteilung mit einer einzigen Anwendung zuverlässig ab und bietet Ihnen eine ganzheitliche Sicht auf Ihre Finanzdaten. Sie ist die ideale Grundlage für eine nachhaltige Unternehmensführung.

Die richtige CPM-Software bietet Ihnen folgende Vorteile:

Bei Ihrer täglichen Arbeit profitieren Sie von diesen Vorteilen:

Auswahl der richtigen CPM-Software

Bei der Entscheidung für eine Corporate-Performance-Management-Software, empfehlen wir Ihnen diese Schritte:

 

Schritt 1: Interne Bedarfsanalyse

Bilden Sie ein Projektteam aus Personen mit einem Interesse an der neuen Finanzsoftware. Nach unserer Erfahrung sollte das Team aus Beteiligten der IT, des (Konzern-)Rechnungswesens, des Controllings und der kaufmännischen Leitung bestehen.

Dieses Kernteam trifft Entscheidungen über die spezifischen Anforderungen an die CPM-Software, setzt Prioritäten und legt ein Budget für das Gesamtprojekt fest. Bei der Definition der Anforderungen kann es hilfreich sein, diese in zwei Gruppen – „Must-haves“ und „Nice-to-haves“ zu unterteilen.

 

Schritt 2: Best-of-breed vs. Komplettlösung

Sie sollten frühzeitig entscheiden, ob Sie die besten Tools für jede einzelne Finanzfunktion (Best of Breed) oder eine ganzheitliche Lösung vorziehen, die alle Ihre Anforderungen abdeckt. Eine allgemeingültige Antwort gibt es hier nicht; vielmehr sind die folgenden Faktoren zu berücksichtigen:

• Ihr Geschäftsmodell
• Ihre Ressourcen
• Ihre Ziele
• Ihre bestehenden Systemumgebungen

 

Seien Sie unvoreingenommen und analysieren Sie alle Optionen, bevor Sie sich entscheiden.

 

Schritt 3: Marktanalyse von CPM-Anbietern

Bei so vielen Anbietern, die alle ein Wundermittel versprechen, kann die Entscheidung, welcher von ihnen die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens am besten erfüllt, einiges Kopfzerbrechen bereiten. Am besten gehen Sie dabei methodisch vor und erstellen zunächst eine  Longlist von Anbietern, die Sie dann nach und nach auf einige wenige reduzieren.

Die folgenden Quellen können bei der Zusammenstellung nützlich sein:

• Marktüberblicke und Trends aus der Fachpresse
• Gespräche mit Kollegen aus der Branche
• Studien verschiedener Analysten, wie z. B. Gartner

 

Wenn Sie Ihre Longlist erstellt haben, gleichen Sie diese mit Ihren Must-haves und Nice-to-haves ab. Lösungen, die Ihren grundlegenden Anforderungen nicht entsprechen, schließen Sie kurzerhand aus, bevor Sie die verbleibenden in die engere Wahl ziehen.

Bei der Bewertung der verbleibenden Lösungen sollten Sie diese Fragen im Hinterkopf behalten:

1. Erfüllt die Software alle bestehenden Bedürfnisse meines Unternehmens und lässt sie sich mühelos an zukünftige Anforderungen anpassen?
2. Kann der Anbieter Erfolge in den relevanten Bereichen vorweisen?
3. Ist der Anbieter auf meinem Markt etabliert?
4. Wie beurteilen unabhängige, externe Marktbeobachter den Anbieter (z. B. Analysten wie BARC)?
5. Ist der Anbieter finanziell solide und gibt es ein entsprechendes Maß an Sicherheit für die Investition?

 

Unser Tipp: Erstellen Sie ein spezifisches Lastenheft oder einen Anforderungskatalog und gewichten Sie die verschiedenen Kriterien. Bewerten Sie dann die aufgelisteten Software-Tools anhand dieser Kriterien.

Die Wahl der richtigen CPM-Software ist eine wichtige Entscheidung, die eine sorgfältige Bewertung erfordert. Sie sollten bei der Begutachtung der verschiedenen Systeme unvoreingenommen und offen sein. Möglicherweise entdecken Sie auch neue Funktionen. Dennoch dürfen Sie niemals die Anforderungen aus dem Auge verlieren, die für Sie im Vordergrund stehen. Achten Sie in jedem Fall auf Kompatibilität mit Ihren Unternehmenszielen, auf Benutzerfreundlichkeit, Skalierbarkeit und Unterstützung durch den Anbieter. Setzen Sie Prioritäten für Ihre wesentlichen Anforderungen und grenzen Sie Ihre Liste auf die Lösungen ein, die am besten zu Ihren konkreten Anforderungen und Zielen passen.

Nachdem Sie diesen Prozess durchlaufen haben, sollten nur noch zwei oder drei Anbieter in der engeren Auswahl sein.

 

Schritt 4: Auswahl des Softwareanbieters

Nachdem Sie Ihren Bedarf geprüft und bewertet haben, sollten nur noch zwei oder drei Anbieter in die engere Wahl kommen. Dadurch wird verhindert, dass der Auswahlprozess sich zu lange hinzieht und unübersichtlich wird. Im letzten Schritt auf dem Weg zur Auswahl der Corporate-Performance-Management-Software, die Ihren Anforderungen am besten entspricht, sollten Sie mit den Finalisten individuelle Präsentationen vereinbaren. So können Sie in einem persönlichen Gespräch alle relevanten Aspekte durchgehen, Kriterien bewerten und Missverständnisse ausräumen.

Wir empfehlen Unternehmen, die auf der Suche nach einer optimalen Corporate-Performance-Management-Software sind, diese letzten Schritte durchzuführen, ehe sie die endgültige Entscheidung treffen:

1. Gewinnen Sie Vertrauen, indem Sie mit den Referenzkunden Ihrer Finalisten sprechen. Erfahren Sie ihre ehrliche Meinung und ihre Antworten auf Fragen wie:
   1. Wie bewerten sie den CPM-Anbieter?
   2. Wie erfolgreich war die Phase der Softwareeinführung?
   3. Welchen Nutzen hat der Einsatz der CPM-Software in Bezug auf Effizienz und Kosteneinsparungen gebracht?
   4. Welche Verbesserungen würden sie für die CPM-Software vorschlagen?
   5. Auf was für Fehler und Probleme sind sie ggf. gestoßen?
2. Ziehen Sie in Erwägung, einen Proof-of-Concept anzufordern. Dies ist eine Gelegenheit für die Anbieter, die Eignung ihrer Software anhand der von Ihnen bereitgestellten Daten und Beispiele zu demonstrieren.

 

Warum ein gründlicher Vergleich von CPM-Anbietern sinnvoll ist

Der Weg zur Auswahl der richtigen CPM-Software ist zwar lang, aber die Mühe wert. Am Ende erhalten Sie das optimale CPM-Tool von einem kompetenten Anbieter, das Ihnen vollständig integrierte Finanzdaten liefert. Im Idealfall deckt Ihre neue CPM-Software alle Aufgabenbereiche der Finanzabteilung zuverlässig ab. Mit ein paar Klicks bietet Ihnen Ihre neue Lösung alles, was Sie brauchen:

• Eine ganzheitliche Sicht auf Ihre Finanzdaten
• Erfolgreiche Unternehmensführung
• Maximale Zeitersparnis

 

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