Dies unterstreicht jedoch indirekt auch den Hauptkonflikt, mit dem das Team während des Abschlussprozesses konfrontiert ist. Das erhöhte Risiko von Fehlern und anderen Problemen, die sich aus manuellen Prozessen und verschiedenen Datenquellen ergeben, wird durch einen umfassenden Qualitätssicherungsprozess gemindert. Jedoch wird dadurch die Dauer des Abschlusses erheblich verlängert und unnötig viel Zeit für die Überprüfung der Zahlen aufgewendet.
Ein Tag im Leben einer manuellen Konsolidierung
Es fällt nicht schwer sich vorzustellen, wie ein Tag im Leben eines manuellen Konsolidierungsprozesses in verschiedensten Teams weltweit aussieht. Die meisten Konsolidierungsteams stecken in einer Vielzahl von manuellen Prozessen fest, wie z. B.
- Durchführen einer Abweichungsanalyse
- Durchführen von Intercompany-Abstimmungen
- Vorbereiten von Zeitplänen für die Überprüfung
- Währungsumrechnungen
- Einholen von Kommentaren vom Management zu Abweichungen
- Erstellung von Reports zur Präsentation und Diskussion
Für viele ist Excel (oder eine ähnliche Tabellenkalkulationssoftware) das Hauptsystem. Dies erfordert die Erstellung von Finanzmodellen mit vielen Annahmen und Berechnungsblättern, die nur wenige verstehen, und birgt große Risiken, wenn wichtige Mitarbeiter das Unternehmen verlassen.
Der manuelle Prozess erhöht den Bedarf an Qualitätssicherung erheblich. Das Konsolidierungsteam prüft wiederum die Arbeit anderer Finanzteams, wodurch ein Teufelskreis aus Arbeit und Nacharbeit entsteht.
Hinzu kommen die Probleme mit dem Stammdatenmanagement. Dazu zählen z. B. die Struktur des Unternehmens, der Kontenplan oder die Implementierung neuer Rechnungslegungsstandards. All das sind echte Herausforderungen, wenn man mit Excel als primärem Tool arbeitet.
Wie kann man den Abschluss effizienter gestalten?
Die oben erwähnten Herausforderungen sind den meisten Finanzteams mit Sicherheit bekannt. Was benötigt wird, sind schnellere Einblicke bei gleichbleibender Genauigkeit und geringerer Fehlerquote.
Zur Bewältigung dieser Problematik, gibt es nur eine Lösung: Die Einführung einer geeigneten Software, die eine lange Liste von Vorteilen mit sich bringt:
- Vollautomatisierter Ablauf über sämtliche Konsolidierungsschritte und über beliebig tiefe Konzernstrukturen hinweg
- Parallele Abbildung von Rechnungslegungsstandards
- Fremd- und Konzernwährungen
- Darstellung aller Konzernübersichten und der konsolidierten Kapitalflussrechnung
- Umrechnung und Übersetzung von Fremdwährungen
- Einfache Pflege von Strukturen, Kontenplänen und Stammdaten
- Vollständige Datenintegration innerhalb eines Datenmodells
Damit können die beiden Hauptprobleme unserer Umfrage ganz einfach behoben werden. Automatisierte Verfahren werden eingeführt, die die manuelle Arbeit in Ihrem Unternehmen reduzieren und die Integration in alle benötigten Datenquellen durchführen. Auch die Integration in andere Reporting-Tools, die für die interne und externe Berichterstattung benötigt werden, wird ermöglicht.
Der Bedarf an Qualitätssicherung wird reduziert, da Validierungen in das System integriert werden können, die sicherstellen, dass kein Unternehmen fehlerhafte Zahlen einreichen kann. Es erweckt vielleicht den Anschein, als würde die Arbeit vom Konsolidierungsteam auf das Management verlagert werden. Dem ist aber nicht so, denn in Wahrheit werden sie dabei unterstützt, qualitativ hochwertige Arbeit zu leisten.
Ein weiterer Vorteil eines solchen cloudbasierten Systems ist, dass Wirtschaftsprüfer und andere Stakeholder direkt auf die Zahlen zugreifen können. Dadurch entfällt die mühsame Arbeit, große Ordner mit unzähligen Zetteln durchwälzen zu müssen.
Wie Sie sehen, sprechen eine Menge Punkte für die Einführung eines systemgesteuerten Konsolidierungsprozesses. Denn er macht sich schnell bezahlt, indem an Arbeitsstunden und Arbeitsbelastung eingespart wird. Zudem werden die mit der externen Berichterstattung verbundenen Risiken reduziert, die erhebliche negative Auswirkungen haben könnten.
