Las grandes empresas que consolidan sus cuentas suelen utilizar aplicaciones de Corporate Performance Management (CPM) que les permiten la integración de sus procesos y de todos sus Estados Contables, facilitándoles el reporting y la realización de una planificación financiera fiable y en tiempo real.
Pero en lo que respecta a las pequeñas y medianas empresas (pymes), queda aún mucho camino por recorrer para mejorar su gestión financiera. El principal motivo es que se aferran a la utilización de Excel para la generación de informes, cuya extracción debería estar directamente parametrizada en su software contable, o en su defecto, automatizada utilizando herramientas de business intelligence como Power BI para la generación de informes.
Sin embargo, todavía son muchos los CFO de las pymes que trasladan los datos de sus Estados Financieros de forma manual a complejas hojas de cálculo, lo cual, además de consumir un tiempo muy valioso, puede generar errores en la manipulación de los datos.
Muchas de estas hojas de cálculo construidas en Excel han costado tanto trabajo, que a muchos CFO se les rompe el corazón al ver que determinadas aplicaciones de software han recogido las principales demandas de información de los CFO y han automatizado la generación de muchos de estos informes directamente en el software contable. En estos casos, lo lógico y coherente seria abandonar Excel, pero los lazos generados son tan fuertes al haber convivido durante tantos años con estos informes, que a muchos de estos CFO les cuesta tomar esta decisión.
Ventajas de abandonar Excel para mejorar la gestión financiera de las pymes
Para mejorar su gestión financiera, los CFO del las pymes deberían imitar a las grandes empresas y abandonar Excel, lo que les puede traer múltiples ventajas, entre las que podemos destacar las siguientes:
- Abandono de hojas de cálculo obsoletas. Muchas hojas de cálculo creadas por los CFO se crearon hace años y les cuesta adaptarse a un volumen de datos creciente.
- Se agiliza la obtención de informes clave para la toma de decisiones. Para tomar decisiones óptimas, la información además de fiable, debe ser oportuna, ya que si se demora su obtención, la empresa puede sufrir pérdidas por el retraso en la toma de decisiones. La extracción de informes en determinadas aplicaciones contables está totalmente automatizada, mientras que el traspaso de datos a Excel puede demorar la obtención de informes contables y financieros.
- Implantación de nuevos procesos financieros que acompañen el crecimiento de la empresa. Al crecer la empresa, los procesos financieros actuales dejan de ser operativos. Por ello, es necesario la implementación de nuevos procesos y la utilización de un nuevo software que automatice la generación de informes contables y financieros, para así poder sustituir a unas hojas de cálculo que necesitan ser jubiladas.
- Mejora de la competitividad. Si identificamos que en la era digital hay que apostar por soluciones de software modernas que faciliten el reporting, se obtendrá una ventaja competitiva frente a las empresas de la competencia que pospongan su implementación y todavía sigan utilizando Excel para generar sus informes.
- Se evitan errores y dificultades para actualizar los datos de los presupuestos y el reporting. La utilización de hojas de cálculo para la realización de presupuestos y el reporting, puede provocar errores y dificulta la actualización de los datos y el acceso de diferentes usuarios a esta información.
- Se facilita la integración de los procesos financieros. Al sustituir Excel por una aplicación que facilite una buena integración de procesos, se garantiza que los diferentes usuarios de la información contable y financiera puedan estar trabajando con las mismas cifras en tiempo real.
- Realización de una planificación financiera fiable y en tiempo real. En muchas empresas todavía se realiza la planificación financiera y la elaboración de escenarios en Excel. Al no estar integrada con los Estados Financieros en tiempo real, se producen demoras en la obtención de los informes. Integrando la planificación financiera, los presupuestos y la elaboración de escenarios en el software contable de la empresa, se gana en precisión, transparencia, rapidez y se optimizan los recursos de la empresa.
- Se facilita la trazabilidad y la transparencia. Un sistema completamente integrado facilitará el acceso a los datos hasta el nivel de cualquier transacción, algo que no es posible con Excel.
- Se agiliza la obtención del cuadro de mando con los principales KPI. La automatización de la obtención del cuadro de mando es otro factor determinante para ganar fiabilidad en los procesos financieros y abandonar Excel.
Procrastinar decisiones que nos permitirían mejorar nuestra gestión por no asumir riesgos, puede ser el mayor riesgo para una organización a medio plazo, o incluso a corto plazo
Acerca de Lucanet
Lucanet ofrece software fácil de usar y asesoramiento competente para Corporate Performance Management. Las soluciones para la consolidación, la planificación, los informes y la gestión de los datos facilitan enormemente el complejo trabajo de los directores financieros, los controllers y los contables del grupo. Los 3.900 clientes en más de 50 países confirman este hecho.
