La visita del auditor de cuentas es necesaria para realizar una revisión sistemática de la contabilidad de una empresa, evaluar la fiabilidad e integridad de sus cuentas anuales y acreditar que estas reflejan la imagen fiel de la sociedad, al estar la contabilidad libre de errores significativos.
Para recopilar la información necesaria para desempeñar su labor, los auditores necesitan la colaboración de los contables y financieros de la empresa, lo que trastoca su operativa diaria y puede generarles cierto nivel de estrés.
Con el objetivo de facilitar la visita de los auditores, ahorrando tiempo y recursos; de esta manera minimizaremos los trastornos que puede suponer la realización de una auditoria. En este artículo té dejamos algunos consejos:
Selecciona un equipo de auditoría
Es importante seleccionar un equipo de auditores externos que tengan experiencia y conocimientos del sector de la empresa, teniendo en cuenta el tipo de auditoría que se realizará. La empresa también puede considerar la posibilidad de contratar un consultor de auditoría para ayudar en el proceso.
Establece un cronograma de trabajo
La empresa debe establecer un cronograma de trabajo para la auditoría y asegurarse de que todos los documentos y datos necesarios estén disponibles para los auditores, en los plazos
establecidos. Esto ayudará a que la auditoría sea más eficiente y se reduzca el tiempo que se dedica a ella.
Entrega cuanto antes las cuentas anuales a los auditores
Cuanto antes se entreguen las cuentas anuales a los auditores, estos dispondrán de más tiempo para realizar la auditoria y esta se podrá realizar de forma más relajada.
Los administradores de la sociedad están obligados a formular, en el plazo máximo de tres meses contados a partir del cierre del ejercicio social, las cuentas anuales, el informe de gestión, que incluirá, cuando proceda, el estado de información no financiera, y la propuesta de aplicación del resultado, así como, en su caso, las cuentas y el informe de gestión consolidados (Artículo 253 de la Ley de Sociedades de Capital). Por lo tanto, con carácter general la fecha límite será el 31 de marzo de cada año, salvo en aquellos casos en los que el ejercicio social no coincida con el año natural.
Una vez formuladas las cuentas anuales se deben entregar a los auditores para que revisen las cuentas de la sociedad y puedan emitir el informe de auditoría.
Según el artículo 210 del Real Decreto Legislativo 1564/1989, de 22 de diciembre, por el que se aprueba el Texto Refundido de la Ley de Sociedades Anónimas, los auditores de cuentas dispondrán como mínimo de un plazo de un mes, a partir del momento en que se les entreguen las cuentas firmadas por los administradores, para presentar su informe de auditoría.
Preparara y revisa con antelación la información que todos los años suelen pedir los auditores de cuentas
El director financiero o CFO sabe cuáles son los principales puntos que revisarán los auditores, por lo que, de cara a la visita de los auditores, debe asegurarse de que toda la información financiera está en orden y esté accesible. Entre los puntos a revisar con antelación a la visita del auditor podemos destacar los siguientes:
- Conciliación de la cifra de gastos de personal. Se debe conciliar con la cifra incluida en el modelo 190 de retenciones e ingresos a cuenta sobre rendimientos del trabajo.
- Conciliación de las bases de IVA declaradas en los modelos de IVA. Se deben conciliar con las ventas y los gastos registrados en la contabilidad.
- Conciliación de los saldos de las cuentas contables bancarias. Se deben conciliar con el saldo de los extractos bancarios. Las empresas que incorporan los extractos bancarios directamente a su contabilidad ya tendrán realizada esta conciliación, pero tendrán que revisar que todos los apuntes bancarios traspasados tengan correctamente registrada su contrapartida.
- Revisión del balance de sumas y saldos. Con esta revisión se comprobará la integridad de los saldos de todas las cuentas contables de la empresa, con especial incidencia en los saldos de clientes y proveedores.
- Saldos con compañías de grupo. La revisión de los saldos con compañías del grupo suele ser un punto al que prestan especial atención los auditores, por lo que la empresa debe tener conciliadas tanto las transacciones (ingresos o gastos) del ejercicio, como los saldos vivos a cierre de ejercicio.
- Arqueo de caja. El dinero que hay físicamente en las cajas de la empresa debe coincidir con los saldos que se reflejan en las diferentes cuentas contables de caja que pueda tener la empresa.
- Revisiones específicas. Se deben revisar los puntos clave que afecten a la contabilidad por su pertenencia a un sector determinado o por las características diferenciales de la empresa.
La empresa debe facilitar el acceso a la información que precise el auditor, la cual debe estar organizada y actualizada.
Comunica la visita del auditor
La empresa debe asegurarse de que todos los empleados estén al tanto de la visita del auditor y estén preparados para responder cualquier pregunta que el auditor pueda tener. Los empleados que trabajan en las áreas financieras de la empresa deben estar especialmente preparados para responder preguntas sobre los registros financieros. Es importante que sean honestos y transparentes con el auditor y proporcionen toda la información que este les solicita.
Pon a disposición de los auditores un software que les facilite la realización de la auditoria
La auditoría de cuentas cada vez mejora más sus procedimientos, gracias a la mejora del software que utilizan los auditores, pero también obligada por nuevas imposiciones reglamentarias.
A la hora de realizar una auditoría, existen grandes diferencias entre la que se pueda realizar a una gran empresa sin filiales, en comparación con una auditoria a un grupo de empresas que consolida sus cuentas con filiales repartidas en varios países.
El software de auditoría en el caso de los grandes grupos multinacionales se puede quedar pequeño, siendo necesario que los auditores se conecten y trabajen con las aplicaciones de las empresas que auditan.
En cualquier caso, para poder realizar el informe de auditoría, los auditores tienen que disponer de sistemas informáticos eficaces que imposibiliten la modificación de los archivos de las auditorías realizadas.
Un software que facilite el trabajo de los auditores debe tener las siguientes características:
- Fácil importación de datos desde Excel.
- Capacidad de integrar y de importar información desde distintos sistemas ERP. Esto es especialmente importante en las empresas con filiales que utilizan diferentes ERPs.
- Debe existir máxima transparencia a través del historial de modificaciones.
- Debe tener un mapeo integrado y de fácil trazabilidad que permita ver los efectos de la moneda extranjera.
- Debe facilitar una vista general gracias a una clara definición de los grupos de consolidación en una misma plataforma.
- Debe facilitar la emisión de informes de auditoría en formato electrónico único ESEF.
- Debe facilitar permisos detallados para realizar revisiones de auditoría, de manera que los auditores puedan conocer la trazabilidad de las operaciones directamente, con el consiguiente ahorro de tiempo, tanto para la empresa, como para los auditores. Este concepto de permiso nos permite controlar mejor el acceso a las revisiones de auditoría y realizar un mejor seguimiento de los cambios realizados.
Una vez finalizada la auditoria de las cuentas de la empresa el auditor de cuentas reflejará su opinión sobre las cuentas auditadas, emitiendo un juicio valorativo sobre la situación financiera, el patrimonio, los recursos obtenidos y aplicados y los resultados de las operaciones. Además, se reflejará si se ha dispuesto de la información necesaria para poder ofrecer una valoración real de las cuentas. La opinión puede ser favorable, contener salvedades, ser desfavorable o denegada.
Los reguladores recomiendan que el informe de auditoría se adapte al formato de elaboración de las cuentas anuales auditadas. En este sentido, hay que tener en cuenta que según la Directiva 2013/50/UE los emisores de valores admitidos a negociación en un mercado regulado de la Unión Europea, deben reportar sus informes financieros anuales, correspondientes a los ejercicios iniciados a partir del 1 de enero de 2020 utilizando el formato electrónico único ESEF (European Single Electronic Format). Este formato debe ser eXtensible HyperText Markup Language (XHTML).
La emisión de informes en este formato permite que la información financiera tenga una mayor transparencia, comparabilidad y homogeneidad, al facilitarse de forma estructurada tomando como base una taxonomía común.
Para facilitar la adaptación al formato electrónico de los informes fina ncieros anuales y de los informes de auditoría, es conveniente contar con un Software de Disclosure Management, que facilite su elaboración y presentación en el formato XHTML, así como los flujos de trabajo, procedimientos y controles internos necesarios.
El software de Lucanet está certificado por el estándar alemán IDW PS 880 y automatiza las cuentas anuales y los estados financieros consolidados de sus clientes, facilitando un cierre contable de cuentas documentado y, sobre todo, auditable.
