Pregúnteles a los responsables de la toma de decisiones qué es lo que quieren de su función financiera. Verá que en muchos casos la respuesta es sencilla: «Queremos información que nos ayude a tomar mejores decisiones». Entonces, ¿cuál es el desafío? La mayoría de las veces, la función financiera no es capaz de generar la información con la suficiente rapidez y fiabilidad como para que se tenga en cuenta a la hora de tomar una decisión.
Esto ocurre siempre, independientemente de si la información procede de informes internos o externos. Si queremos reducir el tiempo que se tarda en obtener información, debemos tener en cuenta varios aspectos. En este artículo abordaremos los retos a los que se enfrenta el proceso de consolidación financiera.
La buena noticia es que el proceso de consolidación financiera no depende de las asignaciones de gestión interna. Sin embargo, la mala noticia es que las cifras deben ser precisas, ya que se utilizan para elaborar informes externos dirigidos al mercado, pero también para informar a la dirección ejecutiva y al consejo de administración. ¿Cómo se puede abordar este reto desde la función financiera?
Procesos manuales y diversas fuentes de datos
Para comprender mejor este reto, hemos llevado a cabo una encuesta entre profesionales de las finanzas y la contabilidad en LinkedIn. En concreto, les preguntamos: «¿Cuál es el mayor reto al que se enfrentan a la hora de consolidar sus cifras con mayor rapidez, pero sin comprometer la precisión?». Dimos las siguientes opciones:
- Fuentes de datos complejas y diversas
- Procesos manuales
- Control de calidad deficiente
- Otros
Puede consultar los resultados de la encuesta a continuación. Participaron más de 200 personas y el reto que se impuso frente al resto fue, con diferencia, el de «Procesos manuales», con un 54 % de los votos. Las «Fuentes de datos complejas y diversas» fue otro de los retos más destacados, con un 37 % de los votos. Solo el 8 % señaló el «Control de calidad deficiente» como un problema.
Sin embargo, esto también subraya indirectamente el principal problema al que se enfrenta el equipo durante el proceso de consolidación. El riesgo de que se cometan errores y de que surjan otros problemas a causa de los procesos manuales y de la diversidad de fuentes de datos se mitiga gracias a un proceso exhaustivo de control de calidad. Esto se traduce en un aumento significativo de la duración del proceso de consolidación y en muchas horas innecesarias dedicadas a revisar las cifras.
Cómo es el proceso de consolidación manual
Nos podemos imaginar fácilmente cómo es un día de trabajo para los equipos de consolidación de todo el mundo encargados de llevar a cabo un proceso manual de este tipo. La mayoría de los equipos se encuentran atascados en una serie de procesos manuales como:
- Análisis de desviaciones
- Conciliaciones entre empresas
- Elaboración de calendarios de revisión
- Conversión de moneda
- Solicitud de comentarios de las entidades sobre las variaciones
- Elaboración de informes para su presentación y análisis
En muchos casos, el sistema principal que utilizan para esta tarea es Excel (u otro programa similar de hojas de cálculo). Esto implica construir modelos financieros con muchos supuestos y hojas de cálculo que pocas personas entienden. De este modo, el proceso corre un gran riesgo si los recursos clave se van de la empresa.
El proceso manual aumenta en gran medida la necesidad del control de calidad. El equipo de consolidación tiene que revisar el trabajo de otros equipos financieros y, así, el proceso entra en un círculo vicioso de trabajo, revisión y vuelta a empezar.
Y por ahora ni siquiera hemos empezado a hablar de los problemas que plantea la gestión de datos maestros, como la estructura de las entidades jurídicas, el plan contable o la aplicación de nuevas normas contables. Todo esto supone un auténtico quebradero de cabeza cuando Excel es la herramienta principal de trabajo.
