Objetivos de los sistemas ERP
Un sistema ERP debe cubrir todas las áreas en un único sistema completo. En el mejor de los casos, también quedan representados los procesos específicos de otros sectores de la empresa. Con él se supervisan tanto los datos específicos de cada departamento como los de toda la empresa. Los sistemas ERP facilitan la comunicación y la colaboración entre los departamentos y permiten resolver tareas de manera fluida y eficiente.
Con un ejemplo práctico podemos clasificar mejor este tipo de software: un sistema ERP permite, por ejemplo, que una empresa de producción automovilística siga el trayecto de los materiales desde la fase de adquisición pasando por la producción y hasta el producto final comprado y pagado. De esta forma, se muestra cómo emplear de la manera más eficiente los recursos existentes en cada uno de los departamentos dentro de la empresa y cuál es el mejor camino a tomar dentro de la cadena de suministros.
¿Qué significa contabilidad financiera?
Dentro de la empresa, la contabilidad financiera representa un área de la contabilidad empresarial. Recopila todos los procesos empresariales en forma de datos financieros y aporta transparencia respecto a los gastos e ingresos.
Contabilidad de acreedores y deudores como formas de contabilidad financiera
En general, en las grandes empresas existe una división en la contabilidad financiera de las áreas de la cuenta de acreedores y de deudores.
- Contabilidad de acreedores:
- Esta contiene las obligaciones de pago de la empresa y, con ello, las facturas recibidas.
- Contabilidad de deudores:
- Aquí se gestionan las deudas pendientes, es decir las cuentas a cobrar y las facturas emitidas por la empresa.
La contabilidad financiera y sus tareas
La tarea principal de la contabilidad financiera consiste en presentar el resultado global de una empresa. Se trata, por lo tanto, de una descripción detallada de la situación financiera esencial y de sus cambios. No solo la dirección de una empresa necesita la información sobre la cuantía de los beneficios o de las pérdidas. Hay más partes interesadas importantes como accionistas y acreedores. Mediante una presentación detallada de la cuenta de pérdidas y ganancias (PyG) y del balance se pretende generar confianza y reflejar cómo de fuerte es la empresa.
¿Qué puede hacer un software de contabilidad financiera?
Un software de contabilidad financiera responde a diferentes necesidades. Lo utiliza exclusivamente el departamento financiero y se centra principalmente en llevar a cabo las funciones y transacciones financieras de una empresa, como, por ejemplo:
- Acreedores
- Deudores
- Salarios
- Facturación
- Libro mayor
El objetivo se centra en la contabilización de todos los flujos financieros mostrando el resultado de la contabilidad financiera en las cuentas anuales. Esto significa que al final de un periodo de contabilización se cerrarán las cuentas: se realizan tanto el balance como la cuenta de pérdidas y ganancias.
Los programas de contabilidad financiera más usuales permiten obtener una foto instantánea de todas las acciones financieras dentro de la empresa. De esta forma se pretende reflejar el estado económico y operacional de la empresa. Las soluciones acerca de la contabilidad, finanzas y control suelen estar integradas como un módulo en los sistemas ERP complejos como SAP.
Por qué un sistema ERP o un software de contabilidad financiera no son suficientes para una gestión empresarial completa
¿Cuáles son entonces las diferencias decisivas entre un sistema ERP clásico con módulo de contabilidad financiera y una solución global del área de Financial Performance Management?
Diferencia 1 ERP vs. FPM: La finalidad
Los sistemas ERP y las soluciones FPM se sitúan en mundos muy diferentes: mientras que un ERP dirige y representa los procesos operativos de todas las áreas empresariales, la solución FPM sirve para gestionar mejor los procesos de la dirección.
Muchas empresas utilizan sistemas ERP para ganar el control completo sobre los recursos, los procesos y los proyectos. Entre estos se cuentan:
- Cálculo de costes
- Representación y organización de contratos y pedidos
- Gestión de inventario
- Planificación de proyectos
- Creación de ofertas
- Gestión de equipos e instalaciones
- Análisis del rendimiento y la productividad
- Realización de nóminas y de planificación de personal
Muchas empresas comienzan primero con la implementación de un sistema de contabilidad o ERP para llevar a cabo las transacciones diarias. En el área financiera se suelen crear frecuentemente tablas de Excel para realizar procesos financieros como presupuestos, pronósticos e informes financieros. Sin embargo, si la empresa crece y se expande, los programas como Excel y otros son rápidamente insuficientes y se hace necesario un software financiero completo.
Las soluciones FPM posibilitan la gestión de la orientación global estratégica de la empresa. En una solución de este tipo se concentran todos los datos financieros procedentes de sistemas fuente como ERP y contabilidad financiera. Además, estos datos conforman la base para las decisiones a tomar en relación con el futuro desarrollo de la empresa.
Diferencia 2 ERP vs. FPM: La extensión de funciones
De esta finalidad tan diferente, resulta una extensión de funciones igualmente diferente:
Los proveedores de ERP no ponen el foco en las áreas de consolidación, planificación, informes y análisis, sino más bien se centran en los temas clásicos de ERP como la gestión de mercancías o la contabilidad financiera. Hay numerosas funciones en sistemas ERP como presupuestos y pronósticos, complejas consolidaciones financieras o funciones de análisis e informes que existen pero que son demasiado complejas en su aplicación y son, por lo tanto, ineficientes para el usuario. La integración de los datos de inteligencia financiera no es suficiente y la visión que proporcionan es limitada. En general, la planificación de los datos financieros en los sistemas ERP es posible, pero el foco suele centrarse en la planificación operativa y esto es insuficiente para una gestión empresarial sostenible.
En las soluciones para la contabilidad financiera, que se utilizan como solución independiente o como módulo en el sistema ERP, se pone el énfasis en la creación de la cuenta de PyG y balance.
Lo que marca la diferencia entre una solución FPM y un ERP y contabilidad financiera es la posibilidad de contar con una planificación financiera integrada, una consolidación sencilla y unos informes fiables: puede visualizar datos reales y de planificación transparentes. Estos constituyen la base para la toma de decisiones empresariales válidas dentro de la compañía. Para los grupos empresariales existe la posibilidad de elaborar los estados financieros consolidados de forma sencilla y eficiente. Para ello, en ocasiones los datos financieros se integran y consolidan desde varios sistemas ERP y/o sistemas fuente de la contabilidad financiera. De esta forma, se obtiene un punto de veracidad único, un soporte de datos fiables para el departamento financiero.
Diferencia 3 ERP vs. FPM: La complejidad
Los sistemas ERP suelen ser muy complejos en su implementación y aplicación. La introducción de este tipo de sistemas, la conexión dentro de la infraestructura de TI de la empresa con los sistemas correspondientes a terceros y la instrucción de los empleados en el sistema suele llevar algo más de tiempo. Al observar grandes proveedores de ERP como SAP, puede afirmarse que estos están ampliamente posicionados en el alcance de sus funciones. Las exigencias especiales de la empresa se pueden visualizar de forma personalizada. Pero esta personalización de los sistemas ERP está unida a una gran inversión de recursos personales y temporales, lo que también dificulta su mantenimiento.
Los siguientes aspectos proporcionan una vista general sobre las desventajas de ERP, las cuales están precisamente relacionadas con las áreas de consolidación, planificación, informes y análisis:
- Inversión demasiado alta en personal y tiempo al introducir el sistema
- Costes demasiados altos para la licencia negociada, el soporte, el mantenimiento y las actualizaciones
- Gasto demasiado alto para personalizar el sistema
- Demasiado esfuerzo para instruir a los usuarios
- Fuerte dependencia de un fabricante o de la propia TI en el caso de ajustes y mantenimiento
Las tres diferencias de un vistazo
