Guía para no perderse con el cierre contable de una gran empresa

Para no perder el rumbo durante el cierre contable de una gran empresa, hay que tener presentes las fechas de los principales hitos de este proceso contable y una aplicación de confianza que facilite todo el proceso.

No es lo mismo el cierre contable de una gran empresa que el de una pyme, por lo que las aplicaciones que soportan los cierres de la contabilidad anual de las grandes empresas tienen que cumplir unos requisitos mucho más exigentes, para así poder satisfacer las necesidades de sus directivos.

 

Calendario del cierre contable de una gran empresa

Los principales hitos a tener en cuenta durante el proceso de cierre contable y sus fechas límite son los siguientes:

• Cierre del ejercicio contable: para la mayor parte de las empresas es el 31 de diciembre, salvo en aquellos casos en los que el ejercicio social no coincida con el año natural. Este proceso se puede prolongar durante los primeros meses del año, en los que se acaban de contabilizar operaciones y se realizan determinados ajustes contables del ejercicio que se cierra.
• Formulación de las cuentas anuales: los administradores de la sociedad están obligados a formular, en el plazo máximo de tres meses, contados a partir del cierre del ejercicio social, los siguientes informes:
  • Cuentas anuales.
  • Informe de gestión, que incluirá, cuando proceda, el estado de información no financiera.
  • Propuesta de aplicación del resultado.
  • Cuentas y informe de gestión consolidados (Artículo 253 de la Ley de Sociedades de Capital).

 

Por lo tanto, con carácter general la fecha limite será el 31 de marzo de cada año, salvo en aquellos casos en los que el ejercicio social no coincida con el año natural.

• Elaboración del informe de auditoría: según el artículo 210 del Real Decreto Legislativo 1564/1989, de 22 de diciembre, por el que se aprueba el Texto Refundido de la Ley de Sociedades Anónimas, los auditores de cuentas dispondrán como mínimo de un plazo de un mes, a partir del momento en que les fueron entregadas las cuentas firmadas por los administradores, para presentar su informe.
• Legalización de los libros contables: el plazo para legalizar los libros contables es de 4 meses a partir de la fecha de cierre del ejercicio (para la mayor parte de las empresas será el 30 de abril).
• Celebración de la Junta General y aprobación de las cuentas anuales: el plazo es de seis meses desde el fin del ejercicio (30 de junio para la mayor parte de las empresas).
• Deposito de las cuentas anuales en el Registro Mercantil: el plazo es de un mes desde la celebración de la Junta General.

 

El calendario del cierre contable es apretado y será vivido por algunos responsables de la contabilidad y directores financieros (CFO) con cierto grado de ansiedad y estrés, mientras que otros llevarán este proceso mucho más relajadamente. La diferencia entre unos y otros, es que mientras algunos directivos preparan sus hojas de cálculo, para la realización de determinadas tareas del cierre contable, otros saben que gracias a la potencia de su software, este proceso se llevará a cabo de una manera natural y sin mayores complicaciones.

 

Ajustes contables del cierre de ejercicio

Los ajustes contables más corrientes que se deben realizar de cara al cierre de ejercicio, suelen ser los siguientes:

• Periodificaciones. La empresa debe efectuar los ajustes contables precisos para que al hallar el resultado se incluyan todos los ingresos y gastos devengados en el período.
• Pérdidas por deterioro de valor, que pudieran sufrir los activos de la empresa. En este sentido hay que tener claros los supuestos que deben darse para la deducibilidad de las pérdidas por deterioro de los créditos, derivados de posibles insolvencias de deudores.
• Provisiones y contingencias por riesgos que pueden afectar a la empresa.
• Existencia de ingresos y gastos a distribuir en varios ejercicios.
• Variación de existencias. La realización del asiento de variación de existencias se realiza para corregir el resultado del ejercicio, al trasladar a la cuenta de resultados los consumos de existencias.
• Ajustes por revalorización de activos y pasivos. En ocasiones, existe la obligación legal de contabilizar la revalorización de activos y pasivos, en cuyo caso hay que realizar un ajuste por la revalorización producida a cierre del ejercicio.
• Reclasificación de largo plazo a corto plazo de las deudas del balance.
• Contabilización del impuesto de sociedades.
• Revisión de inmovilizados y cálculo de amortizaciones. La mayor parte de las grandes empresas tienen procedimientos para el control de sus inmovilizados, pero si no es así, se debe comprobar que los inmovilizados que se reflejan en la contabilidad se encuentran en la empresa y siguen siendo operativos.

 

Además, la empresa debe realizar las amortizaciones, cuya finalidad es imputar el desgaste o depreciación del activo en la medida en la que haya contribuido a generar ingresos para la empresa. Las grandes empresas suelen realizar las amortizaciones de forma mensual para no distorsionar el reporting que realizan mensualmente o trimestralmente.

 

Formulación de las cuentas consolidadas

La consolidación es el proceso de agregación y ajuste de cuentas de las empresas que forman un grupo mercantil, con la finalidad de presentar unos estados financieros conjuntos que comprenden la totalidad del patrimonio y los resultados del conjunto de sociedades que lo forman.

En el artículo 42 del Código de Comercio se establece que toda sociedad dominante de un grupo de sociedades estará obligada a realizar un informe consolidado y a presentar unas cuentas anuales consolidadas, cuando haya una vinculación entre dos o más sociedades que constituya un grupo de sociedades. La consolidación se realizará partiendo de las cuentas individuales de las sociedades que forman el grupo y en las que se han eliminado los saldos y operaciones entre las compañías que lo integran.

Para reducir la carga de trabajo en los procesos de consolidación los directores financieros, los directores financieros de los grupos de empresas automatizan los procesos de consolidación financiera con su software contable.

La formulación de las cuentas consolidadas se realiza principalmente en los siguientes tres pasos:

• Homogeneización.
• Agregación.
• Ajustes de consolidación o eliminaciones.

 

El software de consolidación financiera de Lucanet, facilita este proceso a través de las siguientes funcionalidades:

• Automatización total de todos los pasos de la consolidación y de las estructuras de grupo de cualquier profundidad.
• Facilita una representación fiable de la consolidación de forma simultánea y escalonada.
• Facilita la consolidación de la matriz (consolidación de segmentos, unidades de negocio, regiones, etc.).
• Facilita la presentación de cambios en el ámbito de la consolidación.
• Permite la presentación simultánea de normas de contabilidad.
• Facilita la operativa con monedas extranjeras.
• Facilita la presentación del estado de flujos de efectivo consolidado.
• Facilita la inserción de notas en la memoria.

 

Integración de todos los estados contables

La integración entre el estado de pérdidas y ganancias, el balance y el estado de flujo de efectivo de cara a la planificación financiera y el cierre contable es clave para ganar fiabilidad en los procesos financieros. Una integración entre estos tres estados es posible con soluciones Corporate Performance Management for Finance, de manera que basándose en las transacciones, los tres estados financieros individuales pueden rellenarse de forma automática.

 

Auditoría de cuentas

La auditoría de cuentas es clave para las grandes empresas, ya no digamos para las empresas que cotizan en bolsa, ya que una opinión negativa de los auditores puede suponer la pérdida de confianza de inversores y accionistas.

El director financiero o CFO debe preparar la auditoria, ya que sabe cuáles son los principales puntos que revisarán los auditores, por lo que de cara al cierre contable, estos puntos deben ser previamente revisados por la empresa. Entre estos puntos podemos destacar los siguientes:

• Conciliación de la cifra de gastos de personal. Se debe conciliar con la cifra incluida en el modelo 190 de retenciones e ingresos a cuenta sobre rendimientos del trabajo.
• Conciliación de las bases de IVA declaradas en los modelos de IVA. Se deben conciliar con las ventas y los gastos registrados en la contabilidad.
• Conciliación de los saldos de las cuentas contables bancarias. Se deben conciliar con el saldo de los extractos bancarios. Las empresas que incorporan los extractos bancarios directamente a su contabilidad, ya tendrán realizada esta conciliación, pero tendrán que revisar que todos los apuntes bancarios traspasados tengan correctamente registrada su contrapartida.
• Revisión del balance de sumas y saldos. Con esta revisión se comprobará la integridad de los saldos de todas las cuentas contables de la empresa, con especial incidencia en los saldos de clientes y proveedores.
• Saldos con compañías de grupo. La revisión de los saldos con compañías del grupo suele ser un punto al que prestan especial atención los auditores, por lo que la empresa debe tener conciliadas tanto las transacciones (ingresos o gastos) del ejercicio, como los saldos vivos a cierre de ejercicio.
• Arqueo de caja. El dinero que hay físicamente en las cajas de la empresa debe coincidir con los saldos que se reflejan en las diferentes cuentas contables de caja que pueda tener la empresa.
• Revisiones específicas. Se deben revisar los puntos clave que afecten a la contabilidad por su pertenencia a un sector determinado o por las características diferenciales de la empresa.

Una vez que los auditores comienzan su trabajo, es obligatorio facilitar el trabajo de los auditores, para que puedan emitir su informe de auditoría en el plazo establecido para ello.

En el informe de auditoría los auditores emitirán su opinión sobre los estados financieros, que puede ser:

• Sin salvedades: las cuentas anuales reflejan la imagen fiel de la empresa y de su patrimonio.
• Con salvedades: las cuentas anuales reflejan ciertas desviaciones con respecto al marco normativo de referencia y salvo estas salvedades, reflejan la imagen fiel de la empresa.
• Negativa: se da cuando el auditor constata que existen desviaciones relevantes en la elaboración de los estados financieros en relación al marco normativo de referencia.
• Abstención u opinión denegada: existe una limitación al alcance del trabajo del auditor y esto no le permite emitir un juicio sobre si las cuentas anuales reflejan la imagen fiel.

 

Para facilitar el trabajo de los auditores es clave contar con un software que facilite permisos detallados para realizar revisiones de auditoría, de manera que los auditores puedan conocer la trazabilidad de las operaciones directamente, con el consiguiente ahorro de tiempo, tanto para la empresa, como para los auditores. Este concepto de permiso permite controlar mejor el acceso a las revisiones de auditoría y realizar un mejor seguimiento de los cambios realizados.

 

¿Cómo optimizar y agilizar el proceso de cierre contable de una gran empresa?

El proceso de cierre contable en grandes empresas y en empresas cotizadas se puede agilizar y optimizar principalmente a través de dos vías:

• Diseñando un workflow de trabajo a la medida de las necesidades de la empresa. Con ello se facilita la colaboración y el flujo de trabajo entre varias personas y diferentes equipos, agilizando de esta manera el proceso de cierre. Un workflow de trabajo permite estructurar la información en diferentes fases de evolución (inicial, en proceso, análisis y completado) y permite definir perfiles de usuario para cada fase del workflow, para que cada usuario pueda realizar su contribución al cierre contable, manteniendo la segregación de funciones requerida por la auditoria.
• Utilizando soluciones de Disclosure Management o gestión de la divulgación. Estas aplicaciones facilitan el cierre contable y financiero y la emisión de distintos tipos de informes, en diferentes formatos de forma automatizada, lo que proporciona a este proceso funcionalidad, versatilidad, seguridad y fiabilidad. Además, estas aplicaciones facilitan la unión y procesamiento de diferentes tipos de datos, procedentes de diferentes fuentes, para luego poder realizar el reporting financiero y normativo en diferentes formatos, en un entorno que pueda ser auditado. Al automatizarse y acelerarse el cierre contable y el reporting, se reduce su coste y se gana en fiabilidad al dotar a todo el proceso de transparencia.

 

Lucanet ofrece software fácil de usar y asesoramiento competente para Corporate Performance Management for Finance. Las soluciones para la consolidación, la planificación, los informes y la gestión de los datos facilitan enormemente el complejo trabajo de los directores financieros, los controllers y los contables del grupo. Los 3.900 clientes en más de 50 países confirman este hecho.