La "recta final financiera" es la etapa que las empresas deben recorrer al término de un periodo de informes para ultimar documentos como sus estados financieros anuales o su informe anual, listos para su publicación. Es como los últimos y extenuantes metros de una maratón: los departamentos financieros tienen que avanzar por archivos Excel que parecen no tener fin, realizar procesos manuales complejos y mantener comunicaciones interminables. Esta implacable recta final puede provocar estrés, acciones precipitadas y, lamentablemente, errores en la preparación del informe anual que pueden exponer a la empresa a riesgos legales.
Pero no tiene por qué ser así. En lugar de abrirse camino entre una maraña de cifras y datos, podría optar por una ruta despejada y bien señalizada. Esa es la promesa del software de disclosure management y de eso trata este artículo.
¿Qué significa "disclosure management"?
El disclosure management implica cumplir las obligaciones de presentación de informes externas e internas. Es la base de la comunicación financiera, ya que garantiza que la empresa transmite información financiera importante a las partes interesadas y a los organismos reguladores, de forma precisa, puntual y conforme a las normativas. Los informes anuales y financieros, los informes ESEF y los informes ESG forman parte del disclosure management.
Pero esta "recta final financiera" dista mucho de ser un camino de rosas. La complejidad y la dinámica en torno a la recogida y revisión de datos financieros, combinadas con la necesidad de presentar informes precisos y puntuales, pueden plantear retos. Al mismo tiempo, el proceso tiene un enorme potencial de optimización.
Disclosure management: Los mayores retos
Muchas empresas se enfrentan a problemas similares relativos al disclosure management:
Demasiadas tareas manuales, muy poca automatización: muchos departamentos financieros siguen utilizando Excel para crear sus informes financieros. Este método es muy susceptible de errores, las comprobaciones y la resolución de problemas requieren mucho tiempo y, en el peor de los casos, los informes resultantes pueden ser inexactos.
Muchas partes interesadas, poca estructura: en el disclosure management participan numerosos departamentos y empleados. Suele haber una falta de claridad respecto a los flujos de trabajo y las asignaciones de tareas que incrementa los esfuerzos de coordinación, y provoca retrasos y cuellos de botella.
Presiones de tiempo: sin las herramientas adecuadas, es muy difícil crear y presentar informes puntualmente.
Problemas de colaboración y control de versiones: sin el software adecuado, coordinar los comentarios de las distintas partes interesadas, gestionar múltiples versiones de documentos y mantener un registro de auditoría claro puede convertirse rápidamente en un reto.
Seguridad y precisión de los datos: los procesos manuales aumentan el riesgo de errores e imprecisiones, lo que puede mermar la confianza en los datos divulgados.
Solucionar problemas con software de Disclosure Management
Las soluciones informáticas para el disclosure management abordan específicamente las áreas más necesitadas. Entre otras cosas, pueden:
- Automatizar los procesos manuales
- Reducir la propensión a errores
- Mejorar la colaboración con otros compañeros
