Objectifs des systèmes ERP
Un système ERP doit couvrir tous les domaines en un seul système. Idéalement, les processus spécifiques au secteur de l’entreprise sont aussi reproduits. Utilisé correctement, un système ERP offre à la direction un aperçu complet des aspects importants de l’entreprise. Les données sont surveillées au niveau des services et de l’entreprise entière. Les systèmes ERP facilitent la communication et la coopération entre les services et ils permettent d’accomplir les tâches de manière efficace et fluide.
L’ERP se situe sur la couche dite « transactionnelle » du système d’information. C’est ici que les données du quotidien sont générées et traitées.
Prenons un exemple pour illustrer ce type de logiciel. Pour une entreprise de construction automobile, un système ERP permet notamment de suivre les matériaux dès la phase d’approvisionnement, en passant par la production et jusqu’au produit fini, vendu et payé. Il s’agit de montrer comment les ressources données par les différents services de l’entreprise sont utilisées le plus efficacement possible et quelles sont les meilleures voies à suivre dans la chaîne d’approvisionnement.
Que signifie la comptabilité générale ?
La comptabilité générale ou financière est un domaine de la comptabilité au sein des entreprises. Elle enregistre tous les processus de l’entreprise en tant que données financières et apporte ainsi la transparence dans la gestion des charges et des produits.
Les comptes créditeurs et les comptes débiteurs comme formes de comptabilité financière
En général, et surtout dans les grandes entreprises, la comptabilité financière est divisée en comptes créditeurs et comptes débiteurs.
- Les comptes créditeurs : ils contiennent les engagements de paiement de l’entreprise et donc les factures entrantes.
- Les comptes débiteurs : il s’agit des sommes attendues, c’est-à-dire les créances et les factures sortantes de l’entreprise.
La comptabilité financière et ses tâches
Le rôle principal de la comptabilité financière est de présenter le résultat global d’une entreprise. En d’autres termes, il s’agit de fournir une liste des éléments financiers essentiels et de suivre leur évolution. La direction de l’entreprise n’est pas la seule à avoir besoin d’informations sur le montant des bénéfices ou des pertes réalisés. D’autres parties prenantes importantes en font usage, telles que les actionnaires ou les créanciers. Un compte de résultat (CR) et un bilan transparents doivent donner confiance et montrer à quel point l’entreprise est en bonne santé.
Que peut faire un logiciel comptable ?
Un système comptable est utilisé exclusivement par le service financier et se concentre sur la gestion des fonctions et des transactions financières d’une entreprise, via la réalisation :
L’accent est mis sur la saisie de tous les flux financiers. Le résultat de la comptabilité financière étant représenté alors par les comptes annuels. Cela signifie qu’à la fin d’une période comptable déterminée, les comptes sont clôturés avec la réalisation du bilan et du compte de résultat.
Les logiciels comptables les plus courants sont capables de vous donner un aperçu de toutes les actions financières au sein de l’entreprise. Ceci afin de refléter fidèlement l’état économique et opérationnel de l’entreprise. Ces solutions liées à la comptabilité, à la finance et au contrôle de gestion sont également souvent proposées comme modules dans les systèmes ERP complexes, tels que SAP.
Les systèmes comptables sont également des solutions transactionnelles, c'est-à-dire à partir desquelles les données financières de l’entreprise sont générées.
Pourquoi un système ERP ou un logiciel comptable n’est pas suffisant pour une gestion globale de l’entreprise
Quelles sont les différences décisives entre un système ERP classique disposant d’un module comptable et une solution globale de gestion de la performance financière (CPM Finance) ?
Différence n°1 entre ERP et CPM Finance : l’objectif
Les systèmes ERP et les solutions CPM Finance appartiennent à des mondes différents. Contrairement à l’ERP qui traite des données transactionnelles, le CPM Finance se situe dans la sphère décisionnelle du système d’information. Alors que l’ERP traite et cartographie les processus opérationnels de toutes les divisions de l’entreprise, une solution CPM Finance sert à mieux contrôler les processus de gestion.
De nombreuses entreprises utilisent les systèmes ERP pour avoir un contrôle total sur les ressources, les processus et les projets. Cela inclut :
- des mouvements fournisseurs,
- des mouvements débiteurs,
- des salaires,
- des paiements,
- et du grand livre.
- Calculer les coûts
- Présenter et organiser les contrats et les commandes
- Piloter l’inventaire
- Planifier les projets
- Préparer les devis
- Piloter l’équipement en machines et installations
- Analyser la performance et la productivité
- Réaliser la paie et la planification des effectifs
Beaucoup de sociétés commencent par mettre en place un système comptable ou un système ERP pour gérer les transactions quotidiennes. Très souvent, des feuilles de calcul Excel sont alors élaborées et configurées pour mettre en œuvre des processus financiers tels que la budgétisation, les prévisions et les rapports financiers. Cependant, à mesure que l’entreprise grandit et se développe, ces feuilles de calcul atteignent rapidement leurs limites et un logiciel financier holistique devient nécessaire.
Les solutions CPM visent à contrôler l’orientation stratégique globale de l’entreprise. C’est là que toutes les données financières importantes convergent (extraites des systèmes source tels que l’ERP et la comptabilité financière) et constituent la base des décisions à venir concernant le développement de l’entreprise.
Différence n°2 entre ERP et CPM Finance : l’étendue des fonctionnalités
De cet objectif découle une gamme de fonctionnalités distinctes.
Les solutions ERP se concentrent plutôt sur les fonctions classiques comme la gestion des stocks ou la comptabilité financière. L’établissement de budgets et de prévisions, les consolidations financières complexes, les analyses et les fonctions de reporting sont parfois disponibles dans les ERP, mais leur application est trop complexe et donc inefficace pour l’utilisateur. Les données financières ne sont en outre pas suffisamment intégrées et ne fournissent qu’une vue limitée. En général, la planification des données financières dans les systèmes ERP est possible, mais l’accent est généralement mis sur la planification opérationnelle, ce qui n’est pas suffisant pour une gestion durable de l’entreprise.
Les logiciels comptables, quant à eux, mettent l’accent sur la création du compte de résultat et du bilan. Et ce, qu’ils soient utilisés de manière autonome ou en tant que module d’un système ERP.
Ce qui distingue vraiment une solution CPM Finance d’un ERP ou d’un logiciel comptable, c’est la possibilité d’une planification financière intégrée, d’une consolidation simple et d’un reporting fiable. Les données réelles et prévisionnelles peuvent être visualisées et analysées de manière transparente. Elles constituent la base de décisions stratégiques valables au sein de l’entreprise. Pour les groupes, un logiciel CPM Finance permet de préparer simplement et efficacement des comptes consolidés. Dans ce processus, les données financières sont souvent intégrées et consolidées à partir de plusieurs systèmes sources ERP et/ou de comptabilité, composant alors une Source Unique de Vérité, une base de données fiable pour le service financier.
Différence n°3 entre ERP et CPM Finance : la complexité
Les systèmes ERP sont souvent très complexes à mettre en œuvre et à utiliser. Il faut généralement beaucoup plus de temps pour les implémenter, les connecter aux systèmes informatiques tiers de l’entreprise et pour former les collaborateurs. Si l’on étudie les grands fournisseurs d’ERP tels que SAP, on constate qu’ils proposent une large gamme de fonctionnalités et que les besoins spécifiques de l’entreprise peuvent être cartographiés individuellement. Cependant, cette personnalisation des systèmes ERP entraîne des coûts élevés en termes de personnel et de temps passé, et rend également la maintenance plus difficile.
Voici un aperçu des inconvénients de l’ERP, notamment en ce qui concerne les domaines de la consolidation, de la planification, du reporting et de l’analyse :
- Charge en personnel et en temps trop élevée pour la mise en place
- Coûts trop élevés pour la licence négociée, l’assistance, la maintenance et la mise à niveau
- Trop de travail pour personnaliser le système
- Coûts importants pour la formation des utilisateurs
- Forte dépendance à l’égard d’un fabricant ou du service informatique pour le paramétrage et la maintenance de l’ERP
