Qu’il s’agisse des rapports à destination de l’interne ou de l’externe, la direction financière d’une ETI est sur le pont régulièrement pour établir, contrôler et diffuser ces états financiers et extra-financiers dans les délais. Pour ceux qui sont confrontés à la consolidation financière, avec parfois des filiales étrangères, le package s’alourdit encore. La réglementation ne cesse d’évoluer. Citons l’apparition de nouvelles règles comme les normes européennes ESEF. Les exigences en matière d’ESG s'ajoutent également aux obligations de reporting.
Alors, comment parvenir à gérer toutes ces informations correctement et avec le maximum d’efficacité ? Nous vous présentons les 6 bonnes pratiques accessibles aux métiers de la finance en ETI grâce aux outils de Disclosure Management de Lucanet.
1 - Une gestion de l’information financière basée sur un entrepôt de données unique
Lucanet permet de travailler des données de multiples sources. Que vous souhaitiez exploiter les données financières de votre comptabilité, d’un ERP ou d‘autres applications, Lucanet facilite leur transfert aisément dans son entrepôt. L’outil effectue le contrôle de ces données selon le concept que nous appelons la Source Unique de Vérité. C’est l’assurance que l’ensemble des rapports émis par l’entreprise se basent sur la même donnée pour un maximum de cohérence.
2 - Des workflows de validation des données et une traçabilité des tâches pour l’émission des rapports
Notre outil de Disclosure Management facilite le suivi et le contrôle des reportings émis. Le système de workflow apporte du confort à la direction financière pour s’assurer du bon avancement des processus. Il offre des fonctionnalités de validation des données incluses dans chaque rapport. C’est un gage de transparence sur le travail effectué dans les services. Ce système garantit aussi la traçabilité des modifications éventuelles. Il comporte en ce sens une réelle piste d’audit pour le responsable financier, en particulier face aux auditeurs.
3 - SmartNotes, la solution qui facilite la production de chaque rapport de gestion
Adoptez un outil modulable et intelligent de disclosure management tel que SmartNotes, une solution de Lucanet pour faciliter la préparation de vos rapports internes et externes.
3.1 - Que fait le logiciel SmartNotes pour le Disclosure Management ?
Avec ce logiciel de disclosure management, les équipes financières de l’entreprise bénéficient d’une aide efficace pour la production des rapports annuels, semestriels comme mensuels. Voici un aperçu de quelques fonctionnalités offertes par SmartNotes :
- Solution collaborative complète, de la saisie des données à la soumission et à la production des rapports ;
- Création de mises en pages prêtes pour l’impression et cohérence automatique des données dans toutes les langues du reporting ;
- Mise à jour automatique des données et identification des modifications ;
- Fonctionnalités de Rollover pour facilité la génération du rapport l’année suivante ;
- Balisage iXBRL pour la production des rapports électroniques ESEF et ESG ;
3.2 - Témoignage client : Michelle Giles, contrôleur financier de Venterra Group
Le Groupe Venterra est passé d’Excel à Lucanet et utilise la solution SmartNotes pour le Disclosure Management. Ainsi, il conçoit avec cet outil le rapport annuel, mais aussi les rapports de gestion mensuels ainsi que les documents prévisionnels à destination du conseil d’administration. L’entreprise a économisé trois jours de travail pour la production de ses reportings.
Vous souhaitez découvrir l’implémentation de Lucanet dans ce groupe ainsi que les solutions déployées face aux enjeux ? Consultez notre article et le témoignage de Michelle Giles : des rapports annuels en quelques clics.
4 - Des outils de Disclosure Management qui contribuent à l’automatisation des tâches en entreprise
Un des enjeux majeurs des outils de Disclosure Management, c’est l’efficacité, donc le gain de temps pour le contrôleur financier ou le consolideur notamment. Notre solution Lucanet repose en effet sur plusieurs processus automatisés.
4.1 - Des rapports automatiquement pré-remplis
Les équipes financières peuvent réutiliser des rapports de périodes précédentes. C’est une base de travail qui fait gagner du temps dans les tâches liées à la communication financière. Les utilisateurs de Lucanet bénéficient alors de mises à jour automatiques des données incluses dans chaque document ou reporting.
4.2 - Un module de mise en page automatisée des états financiers dans Lucanet
Nous proposons des modèles de rapport prêts à imprimer, grâce au module de mise en page. Ils incorporent l’identité visuelle de chaque société. C'est donc inutile de recourir à des solutions externes pour obtenir un graphisme de qualité. En outre, Lucanet offre aux utilisateurs une intégration Microsoft Office totale. Nous disposons aussi, en sortie, de formats comme le XML ou le HTML.
5 - Intégration des normes européennes ESEF dans vos reportings grâce à Lucanet
Lucanet prend en charge les formats de rapports obligatoires dans le cadre de l’ESEF, le nouveau format d’information électronique unique européen. Son application s’impose pour tous les exercices ouverts depuis le 1er janvier 2020. Ainsi :
- les sociétés cotées en Bourse et réglementées par l’ESMA doivent déposer leurs rapports financiers en ligne au format XHTML ;
- les sociétés cotées qui publient des comptes consolidés en normes IFRS sont soumises aux règles ESEF et doivent les étiqueter au format iXBRL.
6 - Une gestion des droits utilisateurs centralisée pour vos processus de Management Disclosure
Automatiser le Disclosure Management fait gagner du temps aux directions financières et à leurs équipes. En tant que directeur financier, vous cherchez aussi à gérer et administrer correctement ces processus. C’est d’autant plus vrai, qu’il s‘agit souvent de données financières parfois confidentielles, voire stratégiques, surtout celles destinées à l’interne. En outre, certaines personnes écrivent dans l’outil, d’autres consultent ou valident certains documents.
En adoptant Lucanet, les directions financières disposent d’une solution complète pour la production des reportings annuels comme mensuels :
- attribution des rôles et des droits pour chaque utilisateur ou manager de chaque entreprise du groupe ;
- restriction des accès, par exemple pour une partie de certains rapports, voire une section ou un sous-document.
Les solutions de CPM (Corporate Performance Management) facilitent le quotidien des directions financières. Lucanet se positionne dans ce type d’offre de services pour les ETI avec trois fonctions majeures : la consolidation financière, la planification budgétaire et le reporting. C’est dans cette optique que nous apportons des solutions concrètes et pratiques pour le Disclosure Management. Vous souhaitez bénéficier d’une démonstration de l’outil ? Contactez-nous.
