Cependant, cela met également indirectement en évidence le principal problème auquel l'équipe financière est confrontée lors de la consolidation. Un contrôle qualité poussé atténue certes le risque d'erreurs et les problèmes engendrés par les processus manuels et la diversité des sources de données. Mais il prolonge considérablement la durée du processus de consolidation et entraîne de nombreuses heures inutiles consacrées à la vérification des chiffres.
Le quotidien des équipes financières dans le cadre d’une consolidation manuelle
Nous pouvons facilement imaginer à quoi ressemble le processus manuel de consolidation pour les équipes financières dans le monde entier. La plupart d’entre elles sont bloquées par une multitude de tâches manuelles telles que :
- L'analyse des écarts
- Les rapprochements intra-groupe
- La préparation de tableaux en vue de leur révision
- La conversion de devises
- Le recueil d'informations auprès des entités pour expliquer les écarts
- La préparation des rapports pour la présentation et la discussion
Et Excel (ou un logiciel tableur similaire) constitue même le système principal pour beaucoup d’équipes financières. Cela nécessite de construire des modèles financiers comportant de nombreuses hypothèses, des formules complexes et des feuilles de calcul innombrables, que peu de personnes comprennent. Cela expose le processus de consolidation à de grands risques si des ressources clés quittent l'entreprise.
Les tâches manuelles augmentent considérablement le besoin de contrôle qualité. L'équipe de consolidation vérifie le travail des autres équipes, ce qui entraîne le processus de consolidation dans un cercle vicieux de travail et de retouches.
À ce stade, nous n'avons même pas encore abordé les problèmes liés à la gestion des données de référence, par exemple, la structure de l'entité juridique, le plan comptable ou la mise en œuvre de nouvelles normes comptables. Tous ces éléments sont de véritables casse-tête lorsque vous travaillez exclusivement sur Excel.
La plupart des personnes chargées de la consolidation financière connaissent les défis à relever. Nous avons besoin d'une vision plus rapide, tout en maintenant la précision de la donnée et en réduisant le nombre d'erreurs.
La réponse évidente à ces défis est d'introduire un logiciel de consolidation approprié car il apporte une longue liste d'avantages :
- Automatisation des tâches de consolidation récurrentes à toutes les mailles organisationnelles du groupe
- Présentation simultanée des différentes normes comptables
- Gestion des devises étrangères et des devises groupe
- Présentation de tous les tableaux du groupe et du tableau de flux de trésorerie consolidé
- Conversion multidevises
- Maintenance aisée des structures, du plan comptable et des données de référence
- Intégration complète des données dans un seul modèle de données
Une telle solution permet de répondre facilement aux deux principaux défis relevés dans notre sondage. Elle introduit des procédures automatisées qui réduisent le travail manuel, et permet d’intégrer toutes les sources de données nécessaires dans votre entreprise. Elle favorise aussi la connexion à d'autres outils nécessaires au reporting interne et externe.
Cela réduit le besoin de contrôle qualité car des procédures de validation peuvent être intégrées dans le système, afin de garantir qu'aucune entité ne soumette des chiffres erronés. Bien que cela puisse donner l’impression de transférer le travail de l'équipe de consolidation aux entités, cela l’aide en fait à fournir un travail de haute qualité.
L'autre avantage d'un logiciel de consolidation qui serait aujourd'hui basé sur le Cloud est de permettre aux auditeurs et autres parties prenantes d’accéder directement aux chiffres, depuis n’importe où. Plus besoin donc d'examiner de gros classeurs de documents imprimés.
Il est difficile de contester les avantages d'un processus de consolidation piloté par un logiciel, puisqu’il réduit la charge de travail et le besoin de procéder à des vérifications manuelles. Il réduit également les risques associés à la consolidation pour le reporting externe qui pourraient avoir un impact négatif important pour l’entreprise.
