Optimisez votre disclosure management grâce à un logiciel de reporting annuel de pointe

Disclosure management : L’objectif

Le disclosure management dans le cadre du reporting financier, de gestion ou statutaire est un processus crucial pour toute organisation. Il permet de se conformer aux réglementations légales et d’assurer la transparence vis-à-vis des parties prenantes.

 

Préparer, réviser et communiquer les données financières et non financières

Cette pratique consiste à préparer, réviser et soumettre des informations financières et non financières importantes aux organismes de réglementation, aux actionnaires et au grand public.

Les états financiers, les rapports annuels et autres publications émanant des entreprises permettent de se faire une idée complète de la santé financière, des performances et des perspectives d’avenir d’une organisation. Les parties prenantes réclament ainsi des informations précises et utiles pour prendre des décisions éclairées, que ce soit les investisseurs analysant les possibilités d'investissement ou les créanciers évaluant la solvabilité d'une entreprise.

Donner la priorité au disclosure management permet aux organisations d’acquérir un avantage concurrentiel et de renforcer leurs relations avec leurs parties prenantes dans un environnement réglementaire de plus en plus complexe. 

Les objectifs du disclosure management

Le disclosure management permet aux parties prenantes (investisseurs, créanciers, régulateurs et grand public) de prendre des décisions en connaissance de cause. En veillant à ce que toutes les informations nécessaires soient communiquées de manière claire et accessible, les organisations renforcent leur capital confiance, leur crédibilité et leurs relations avec leurs parties prenantes.

 

Les principaux objectifs sont les suivants :

 

Transparence

La transparence est au cœur du disclosure management. En publiant des renseignements pertinents, les organisations démontrent leur engagement en matière d'ouverture et de responsabilité des comptes. Cela aide les parties prenantes à évaluer la santé financière de l’organisation, les risques et à comprendre ses stratégies de croissance.

 

Précision

Le second objectif du disclosure management est la précision. Les états financiers et autres communications doivent donner une image fidèle de la performance et de la situation financières des entreprises. Par le biais de pratiques de disclosure management efficaces, ces dernières s’assurent que les données présentées sont fiables, exemptes d’erreurs significatives et conformes aux normes comptables et aux exigences réglementaires pertinentes.

 

Conformité

La conformité constitue un autre but essentiel du disclosure management. Les organisations doivent se conformer à une myriade de réglementations et de normes de reporting, telles que les Principes Comptables Généralement Reconnus (PCGR) ou les normes internationales d’information financière IFRS (International Financial Reporting Standards), mais aussi à des réglementations spécifiques à leur secteur et autres exigences telles que le reporting ESEF et ESG. La conformité garantit que les organisations respectent leurs obligations légales et conservent leur crédibilité auprès des organismes de réglementation et des investisseurs.

 

Efficacité

Le disclosure management vise en outre à rationaliser le processus de reporting et à en améliorer l’efficacité. En mettant en œuvre des systèmes et des technologies intégrés performants, les organisations peuvent automatiser certaines tâches, minimiser les erreurs et améliorer la précision et la ponctualité du reporting externe. Cela permet non seulement d’économiser du temps et des ressources, mais aussi de mettre en place des cycles de reporting plus fluides et plus fiables.

Relever les défis du disclosure management

En tant que contributeur chargé de rédiger certaines parties du rapport, qu’il soit de gestion, statutaire ou de durabilité, vous connaissez l'importance d'un disclosure management efficace. Il est essentiel pour garantir la précision et la transparence du reporting.  

Les différentes équipes impliquées dans ce processus sont toutefois confrontées à de nombreux défis pouvant entraver leur capacité à répondre aux exigences réglementaires et à fournir des informations en temps opportun. 

 

Les défis du disclosure management sont les suivants :

Comment mettre en place votre disclosure management ?

Si la démarche peut sembler fastidieuse, elle s’avérera efficace et profitable avec la bonne approche et les bons outils. Voici quelques étapes clés qui vous permettront d'entamer votre parcours de disclosure management :

 

1. Comprendre vos exigences réglementaires : Commencez par vous familiariser avec les exigences réglementaires et les normes de reporting qui s’appliquent à votre secteur d’activité ou à votre juridiction. Il s’agit notamment de préciser quelles publications spécifiques sont attendues de vous et les délais de soumission. Ces données constitueront la base de votre processus de disclosure management.
2. Évaluer vos processus actuels : Analysez vos processus actuels de collecte, de révision et de diffusion de l’information financière et non financière. Identifiez les lacunes, les inefficacités ou les points à améliorer. Cette évaluation vous aidera à déterminer les besoins et les défis spécifiques de votre disclosure management.
3. Mettre en place une équipe transversale : Constituez une équipe transversale composée de personnes issues des services financiers, juridiques, de conformité et autres départements concernés. Cette équipe veillera à ce que toutes les informations nécessaires soient collectées, révisées et communiquées avec précision et dans les délais impartis.
4. Implémenter un logiciel professionnel de disclosure management : Investissez dans un logiciel intelligent de disclosure management capable de rationaliser votre processus. Ce système devra centraliser et automatiser la collecte, la révision des données et le reporting afin d’en assurer l’exactitude et la cohérence. Il devra également fournir une plateforme collaborative sécurisée et transversale.
5. Élaborer des processus et des lignes directrices clairs : Définissez des procédures et des lignes directrices clairs pour chaque étape du processus de disclosure management. Il s'agit notamment d'établir des protocoles pour la collecte et la révision des données et l'assurance qualité, ainsi que des lignes directrices pour le formatage du reporting et la cohérence de la communication. Il convient en outre de documenter ces processus afin de s'assurer qu'ils soient suivis de manière uniforme et qu'il soit facile de s'y référer.
6. Former et sensibiliser votre équipe financière : Dispensez une formation complète et continue aux membres de votre équipe afin de vous assurer qu’ils comprennent l’importance du disclosure management et qu’ils disposent des compétences et des connaissances nécessaires pour remplir efficacement leurs rôles. Ils seront ainsi mieux à même de collecter, de réviser et de communiquer des informations exactes et conformes.
7. Mettre en œuvre des procédures de révision et d’approbation rigoureuses : Établissez un processus de révision et d’approbation rigoureux pour vous assurer que toutes les communications soient soumises à des contrôles appropriés avant d’être envoyées. Ce processus peut comporter plusieurs niveaux de révision, notamment technique et juridique, et l'approbation de la direction générale.
8. Instaurer un mécanisme de contrôle et d’amélioration continus : Contrôlez et évaluez régulièrement l’efficacité de votre processus de disclosure management. Sollicitez le feedback des parties prenantes et exploitez-le pour identifier les domaines à améliorer. Tenez-vous au courant des évolutions réglementaires et des normes de reporting, et ajustez votre processus si nécessaire.

 

Mettre en place un processus de disclosure management exige de l'organisation, de la collaboration et de l'engagement. En suivant ces étapes, vous pouvez établir une base solide pour des rapports précis, conformes et efficaces, vous veillerez à sa transparence et vous assurerez la confiance de vos parties prenantes.

Comment rendre compte des sujets ESG ?

Votre processus de disclosure management inclut-il les questions ESG ?

Outre la publication habituelle de données financières, y compris les aspects relatifs au développement commercial, à la stratégie financière et à la gestion des risques, certaines entreprises sont déjà tenues de communiquer des informations non financières.

Sur la base de nouvelles exigences réglementaires découlant de la CSRD, un grand nombre de sociétés devront publier leurs chiffres clés en matière d'Environnement, de Social et de Gouvernance dans les années à venir. Il est donc crucial que vous commenciez à réfléchir à la manière d'intégrer votre rapport de durabilité dans votre processus de disclosure management.

Comment gérer un reporting ESEF iXBRL ?

Savez-vous comment gérer un reporting ESEF iXBRL dans le cadre du disclosure management ?

Le reporting ESEF iXBRL fait référence au format de reporting électronique imposé par l’Autorité européenne des marchés financiers (AEMF) aux sociétés cotées en bourse européenne. ESEF est l’abréviation de European Single Electronic Format, tandis que iXBRL signifie Inline eXtensible Business Reporting Language.

 

Quel est l'objectif du reporting ESEF ?

Les formats numériques normalisés d'information financière ont pour but de :

• Permettre une évaluation plus rapide des données de l'entreprise via des analyses automatisées.
• Faciliter l’accès à l’information financière pour les investisseurs, les parties prenantes et les émetteurs.
• Favoriser une comparabilité entre les acteurs des marchés financiers.
• Fournir des informations fiables, claires et lisibles par machine au sein des rapports.

 

En résumé, cette obligation de reporting vise à normaliser l’information financière numérique dans l’ensemble des entreprises européennes et à améliorer la transparence pour les investisseurs et les parties prenantes. Dans le cadre de l’ESEF, les entreprises sont tenues de préparer leurs rapports financiers annuels au format XHTML, les états financiers primaires et toutes les informations narratives étant balisées au moyen du langage XBRL (eXtensible Business Reporting Language). iXBRL permet d’intégrer des balises XBRL directement dans le document XHTML, ce qui facilite la consultation des informations financières balisées parallèlement au contenu narratif. Ce format rend le même rapport lisible à la fois par la machine et par l’homme.

 

Quelle est la différence entre XBRL, iXBRL et le balisage iXBRL ?

XBRL (eXtensible Business Reporting Language) est un format de données basé à l’origine sur XML et utilisé pour le reporting numérique. Il permet essentiellement d’associer des balises uniques aux faits rapportés et est donc souvent appelé « codes-barres pour le reporting ».

Inline XBRL (iXBRL) est l’une des nombreuses spécifications XBRL qui permet aux déclarants de créer un document unique à la fois lisible par la machine et par l’homme, éliminant ainsi le besoin de deux rapports distincts. Les rapports iXBRL sont des documents XHTML contenant des informations XBRL intégrées.

Lucanet XBRL Tagger est un logiciel certifié XBRL qui permet aux utilisateurs de charger des rapports PDF et Word existants. Après une conversion automatique en XHTML, les utilisateurs peuvent attribuer des balises spécifiques, fournies par les régulateurs sous la forme de taxonomies XBRL, aux informations financières et non financières. Cet outil masque le langage XBRL complexe pour permettre aux préparateurs de se concentrer sur leur domaine d’expertise. XBRL Tagger est une solution intégrée leader du marché pour les rapports ESEF.

 

Tous les rapports financiers annuels pour les exercices ouverts à compter du 1er janvier 2020 doivent être publiés au format XHTML (Extensible Hypertext Markup Language). En outre, tous les états financiers consolidés IFRS doivent être marqués avec des balises XBRL.

Pour tous les rapports annuels des exercices ouverts à partir du 1er janvier 2022, les notes afférentes aux états financiers doivent également être balisées à l’aide de blocs de texte. Cela pose d’autres défis en ce qui concerne la gestion des versions des rapports. Les balises Textblock peuvent se superposer à plusieurs couches de texte et couvrir différentes sections des rapports. Les informations narratives contenues dans les rapports annuels sont souvent modifiées à un stade avancé du processus d'élaboration du rapport.

XBRL Tagger emploie différents algorithmes et techniques pour restaurer les balises déjà utilisées dans les nouvelles versions et les versions modifiées du même rapport. Ainsi, le balisage initial peut être effectué au début du processus, avec seulement de petites modifications vers la fin.

 

Les défis du reporting ESEF iXBRL

Le reporting ESEF iXBRL présente certains défis, notamment la nécessité de baliser correctement les données financières sur la base de la taxonomie ESEF et en conformité avec le manuel de reporting ESEF de l’AEMF. L’ESEF exige également que tous les déclarants créent leur propre extension de taxonomie reliée à leur entité, ce qui fait de chaque société un auteur de taxonomie XBRL.

Toutefois, avec les bons outils et logiciels, les entreprises peuvent rationaliser le processus et garantir un reporting précis et efficace, ce qui, en fin de compte, améliore la transparence et facilite l’analyse interentreprises pour les investisseurs et les régulateurs.

Comment choisir un logiciel professionnel de disclosure management ?

La technologie de l'automatisation a révolutionné le disclosure management. Les solutions en rationalisent le processus, en limitent les tâches manuelles et en améliorent la précision. Ces outils centralisent en effet les données et facilitent la collaboration entre les différentes équipes et départements. L’automatisation assure la cohérence des rapports, simplifie les mises à jour et les révisions et réduit le risque d’erreurs.

Dans la liste suivante, vous trouverez un aperçu complet des fonctionnalités que vous devez rechercher dans un logiciel de disclosure management. Utilisez-la pour identifier les logiciels qui vous permettront d’établir un reporting annuel entièrement conforme et de vous préparer à l’ESEF et à l’ESG.

 

Votre check-list spéciale logiciels de disclosure management :

• Extension rapide pour les exigences ESEF et ESG.
• Application complète couvrant l’ensemble du processus, de la collecte des données à la publication du rapport, en passant par l'établissement du rapport.
• Importation facile des données via une interface intuitive.
• Traçabilité totale des modifications apportées aux données grâce à une piste d’audit complète.
• Interface utilisateur uniforme améliorant la lisibilité et le confort d'utilisation.
• Mise en page prête à imprimer intégrant l’identité visuelle de votre entreprise.
• Flux de données automatisé pour le disclosure management, et marquage iXBRL intégré pour les rapports financiers et ESG.
• Cohérence des données dans l’ensemble du document et à travers toutes les langues de reporting avec une source unique de vérité clairement définie.

Success story OQEMA : un disclosure management automatisé avec des données financières valides

Le groupe OQEMA, anciennement Overlack, est l’un des principaux distributeurs de produits chimiques en Allemagne. Il fournit une gamme complète de services tout au long de la chaîne d’approvisionnement, y compris l’achat, le développement de produits, le mélange, la logistique et le recyclage.

OQEMA a créé ses données consolidées à l’aide de la solution de disclosure management SmartNotes de Lucanet. Le logiciel a grandement facilité la préparation de rapport annuel et a amélioré la qualité des données. Lisa Lynders, Group Manager Consolidation chez OQEMA AG, peut désormais se concentrer sur l’essentiel et réaliser des économies de temps et d'argent considérables.

Boostez votre disclosure management avec efficacité et transparence

Vous avez du mal à trouver LA solution pour votre rapport annuel ESG ou ESEF ? Ne cherchez pas plus loin.

Automatisez votre processus de reporting avec la solution complète SmartNotes et produisez de façon efficace des rapports cohérents, optimisés et vérifiables, tout en réduisant les coûts et en rationalisant les tâches complexes.

Avec SmartNotes, vous pourrez intégrer rapidement et parfaitement l’ESEF et l’ESG, couvrir l’ensemble du processus, de la collecte des données au reporting, importer sans effort des données à partir de Lucanet et contrôler les modifications via une piste d’audit complète. Son interface intuitive vous permettra de créer des mises en page prêtes à imprimer, d’exploiter le flux de données automatisé et le balisage (i)XBRL pour combiner reporting financier et ESG. Vos données seront en outre homogènes dans différentes langues.

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