Voor boekjaren vanaf 1 januari 2025 zullen ongeveer 16.000 bedrijven in Duitsland en ongeveer 49.000 bedrijven in de EU onderworpen zijn aan de nieuwe rapportageverplichtingen voor duurzaamheidsrapportage volgens de richtlijn Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD). Vanaf dat moment zijn alle grote vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid (ongeacht of ze beursgenoteerd zijn) volgens de Europese wetgeving verplicht om over duurzaamheid te rapporteren. Voor het merendeel van de bedrijven zal dit de eerste keer zijn dat zij een dergelijk rapport moeten opstellen.
Over het algemeen zou men verwachten dat de voorbereidingen voor de nieuwe CSRD-rapportageverplichtingen bij de meeste bedrijven al in volle gang zijn, klaar voor de eerste rapportage voor het boekjaar 2025. In de praktijk blijkt echter dat de status van de implementatie van de nieuwe voorschriften, met name bij niet-beursgenoteerde bedrijven, sterk uiteenloopt. Terwijl sommige bedrijven momenteel de materialiteitsanalyse uitvoeren om te bepalen welke onderwerpen en gegevenspunten volgens de European Sustainability Reporting Standards (ESRS) moeten worden gerapporteerd, voeren andere bedrijven al een GAP-analyse uit voor de implementatie van ESRS. Weer andere bedrijven zijn al actief bezig met het identificeren van activiteiten die voldoen aan de criteria van de Taxonomieverordening. Er is echter een niet onaanzienlijk aantal rapportageplichtige bedrijven dat de voorbereidingen op de nieuwe verplichtingen nog steeds uitstelt.
Waarom je de implementatie van CSRD in je bedrijf moet doorzetten
Uitstel van dit proces brengt een aanzienlijk risico met zich mee om overweldigd te raken, wanneer je in korte tijd (vaak parallel) te maken krijgt met de soms behoorlijk complexe implementatievraagstukken die de komende maanden op de planning staan. Uiteraard hebben bedrijven die al vrijwillig over duurzaamheid rapporteren, bijvoorbeeld volgens de normen van het Global Reporting Initiative (GRI) of de Duitse Duurzaamheidscode (DNK), hier een voorsprong. In dit geval bestaan er al processen voor bepaalde rapportageverplichtingen die als onderdeel van de CSRD-implementatie kunnen worden gebruikt. Maar zelfs dan mogen de inspanningen die gepaard gaan met de implementatie van CSRD, ESRS en de taxonomieverordening niet worden onderschat.
Het doel van het duurzaamheidsrapport
Duurzaamheidsrapportage moet worden gezien als een instrument om de duurzaamheidsprestaties en -inspanningen van een bedrijf transparant en (voor zover mogelijk) vergelijkbaar te maken. De veerkracht van een bedrijf in de context van duurzaamheid hangt echter voor een groot deel van de structuur van het duurzaamheidsmanagement binnen het bedrijf af. Om duurzame groei te garanderen en blijvende toegang tot kapitaal te verzekeren, is het voor bedrijven cruciaal om de effecten, risico's en kansen die hun activiteiten met betrekking tot mens en milieu hebben te identificeren, te evalueren en te beheren. Bovendien is het van belang dat bedrijven openheid van zaken over deze aspecten geven door middel van zinvolle verslaglegging. In deze context vormt de interactie en communicatie met de belangrijkste stakeholders van het bedrijf een schakel tussen duurzaamheidsmanagement en duurzaamheidsrapportage.
Bedrijfsbrede samenwerking voor ESG-rapportage
Om in de toekomst op regelmatige tijdstippen een gestructureerd duurzaamheidsrapport te kunnen opstellen, is steun van het management een belangrijke bouwsteen. Dit is een cruciaal aspect, niet in de laatste plaats omdat duurzaamheidsrapportage veel verschillende facetten van het bedrijf raakt. Duurzaamheidsgerelateerde informatie is bijvoorbeeld vereist in delen van de gehele waardeketen van het bedrijf. Dit betekent dat gegevens moeten worden aangeleverd door een groot aantal afdelingen, van inkoop en productie, verkoop en after-sales tot administratieve gebieden, zoals personeelszaken of boekhoud- en controleafdelingen. Bij gebrek aan managementondersteuning werkt de overkoepelende betrokkenheid van verschillende afdelingen vaak slechts in beperkte mate. Efficiënte betrokkenheid kan bijvoorbeeld worden bereikt door een introductiebijeenkomst voor alle afdelingen, waarin de meerwaarde van duurzaamheidsrapportage aan alle betrokkenen wordt overgebracht en de taakverdeling en planning besproken en afgesproken wordt.
De materialiteitsanalyse als uitgangspunt
Het cruciale element van duurzaamheidsrapportage in overeenstemming met ESRS is een materialiteitsanalyse volgens het principe van dubbele materialiteit. Volgens dit principe bevat een duurzaamheidsrapport informatie die nodig is voor inzicht in de bedrijfsprestaties, resultaten en positie van het bedrijf ('outside-in'-perspectief), maar ook informatie die nodig is om de impact van de activiteiten van het bedrijf op mens en milieu te begrijpen ('inside-out'-perspectief). De reikwijdte van het rapport wordt dan ook in niet onbelangrijke mate bepaald door de uitkomsten van de materialiteitsanalyse. Met name het hierboven beschreven 'inside-out'-perspectief is doorgaans nieuw voor bedrijven die nog geen ervaring hebben met het opstellen van een duurzaamheidsrapport. Dit vraagt om een evaluatie van de bedrijfsvoering vanuit een niet-vertrouwde invalshoek. Het beeld van de gehele upstream- en downstream-waardeketen van het bedrijf dat nodig is voor de materialiteitsanalyse zal voor veel bedrijven waarschijnlijk ook veeleisend zijn, vooral omdat dit niet alleen de eerstelijnsleveranciers betreft. Daarnaast vergt het eventueel betrekken van externe stakeholders bij de materialiteitsanalyse een hoge mate van coördinatie.
ESG-rapportageverplichtingen en de uitdagingen die daarmee gepaard gaan
De nieuwe rapportagevereisten, die zelfs na uitvoering van de materialiteitsanalyse nog zeer uitgebreid zijn, zullen voor veel bedrijven waarschijnlijk ook grote uitdagingen met zich meebrengen. In de toekomst zal bijvoorbeeld ook toelichting moeten worden gegeven over duurzaamheidsdoelstellingen, over de rol van management-/toezichthoudende organen in verband met duurzaamheidsaspecten, over eventuele verbanden tussen het incentivesysteem voor bestuursbeloningen en duurzaamheidsaspecten, of over een breed scala aan duurzaamheidsindicatoren. Deze rapportageverplichtingen zijn gespecificeerd in twaalf ESRS, die samen meer dan 1000 gegevenspunten omvatten, opgesplitst in vijf standaarden voor milieu, vier voor sociaal beleid en één voor governance. Om aan de daarmee samenhangende kwalitatieve en kwantitatieve rapportageverplichtingen te kunnen voldoen, moeten gestandaardiseerde en geautomatiseerde processen worden geïmplementeerd en moeten effectieve controlesystemen worden gebruikt voor het verzamelen van deze soms zeer gedetailleerde openbaarmakingsvereisten, bij voorkeur met koppelingen naar de bestaande ERP-systemen. Het is van belang om de berekeningsmethoden en gegevensbronnen voor de verschillende toelichtingen te documenteren en documentatie te verstrekken. Alleen zo kunnen we de gegevenskwaliteit voor rapportage volgens de Europese wetgeving waarborgen en voldoen aan de eisen van de auditor.
De rol van de auditor in de context van duurzaamheidsrapportage
Tot slot is het ook een goed idee om de auditor van het duurzaamheidsrapport al in een vroeg stadium te betrekken bij discussies over de belangrijkste punten van gegevensgeneratie en rapportage. In een eerste stap wordt het duurzaamheidsrapport slechts met beperkte zekerheid gecontroleerd. De intensiteit moet echter in de loop van de tijd worden verhoogd tot een audit met redelijke zekerheid.
Gestructureerde CSRD-implementatie als concurrentievoordeel
Over het algemeen geldt: hoe eerder de eerste stappen in de richting van CSRD-implementatie worden gezet, hoe efficiënter personeel en middelen kunnen worden gepland en, in het beste geval, kosten kunnen worden bespaard. Een zorgvuldig gestructureerd CSRD-implementatieproces kan leiden tot een concurrentievoordeel in de duurzaamheidsrapportage van bedrijven.
