Waarom een Single Source of Truth belangrijk is voor je financiële gegevens – voordelen en tips voor de implementatie

Heb je ooit al eens gehoord van een Single Source of Truth?

Of om het anders te zeggen: moet jij bij de consolidatie, rapportage en planning ook worstelen met Excel-spreadsheets die fouten bevatten? Met het tijdrovend zoeken naar en synchroniseren van financiële gegevens die in van elkaar geïsoleerde bronsystemen over het hele bedrijf verspreid zijn? De reden daarvoor is waarschijnlijk dat je geen Single Source of Truth hebt...

In dit artikel leggen we uit wat een Single Source of Truth is en hoe deze je kan helpen om je financiën beter te managen. Wij laten je ook zien hoe je met een CPM-oplossing voor finance zoals Lucanet een Single Source of Truth met succes opbouwt en voor je werk als CFO, controller en group accountant optimaal kunt gebruiken.

 

Wat is een Single Source of Truth?

Een Single Source of Truth is een centraal bronbestand waarin gegevens van alle aangesloten systemen (bijvoorbeeld ERP- en boekhoudingssystemen) worden samengebracht. In plaats van gegevens op een groot aantal verschillende, geïsoleerde opslagplaatsen te onderhouden, stromen deze samen in een enkele bron, de Single Source of Truth. Alle medewerkers met de vereiste toegangsrechten hebben zo toegang tot dezelfde kennis. Zo worden onder andere misverstanden of de overdracht van onjuiste gegevens van een systeem naar het andere voorkomen.

 

De nadelen van een verspreid systeemlandschap

SAP, ERP, Excel, enz. – in veel bedrijven is het nog steeds gebruikelijk dat financiële gegevens onafhankelijk van elkaar in verschillende systemen worden onderhouden en dan voor het consolidatieproces met veel moeite moeten worden verzameld. Hoe groter het bedrijf en hoe meer dochterondernemingen moeten worden geconsolideerd, des te ingewikkelder wordt het. Het kost veel tijd en moeite om het overzicht en de controle over al deze verspreide financiële gegevens te behouden.

Lars Iffert, Analyst Data & Analytics bij het onderzoeks- en adviseringsinstituut BARC, kent dit fenomeen maar al te goed: “Stamgegevens zijn verspreid over verschillende systemen en inconsistent, weer andere gegevens zijn cryptisch en onbegrijpelijk, niet te vinden, verouderd of tegenstrijdig.” De tijd die men moet investeren om deze cijfers te verzamelen en te consolideren, kan en moet veel nuttiger worden besteed. Bijvoorbeeld om de gegevens te analyseren en in te bedden in de bedrijfsstrategie.

Dit zijn de belangrijkste problemen die zo’n gefragmenteerd systeemlandschap met betrekking tot financiële gegevens met zich meebrengt:

• inefficiënte handmatige processen met een hoge foutgevoeligheid
• redundante en inconsistente gegevens
• gebrek aan transparantie
• veel tijdsinvestering en hoge kosten
• ergernis en meningsverschillen tussen de administratie op concernniveau en de dochterondernemingen

 

Wat zijn de voordelen van een Single Source of Truth?

Een betrouwbare en algemeen geldige gegevensbasis is de voorwaarde om intelligente en duurzame beslissingen te kunnen nemen die het bedrijf ten goede komen. Een Single Source of Truth speelt daarbij een cruciale rol en biedt bedrijven een hele reeks voordelen:

De 6 belangrijkste stappen voor de implementatie van een Single Source of Truth

1. Analyseer het bestaande gegevenslandschap

Identificeer alle bestaande bronbestanden en -systemen in het bedrijf, zodat je een goed begrip hebt van de actuele situatie.

2. Kies een geschikte CPM-software-oplossing

Evalueer verschillende software-oplossingen voor corporate performance management (CPM) met focus finance, om de oplossing te kiezen die het best past bij de eisen en doelstellingen van jouw bedrijf. Houd bij de keuze rekening met aspecten zoals het aantal functies, de gebruiksvriendelijkheid, de integratie en de schaalbaarheid.

3. Migreer je gegevens

Migreer alle financiële gegevens uit de verschillende bronbestanden in de geselecteerde CPM-software, om een nieuwe centrale gegevenspool te creëren. Goede CPM-tools bieden voor het importeren van gegevens uit de bronsystemen een groot aantal gebruiksklare standaard interfaces.

4. Besteed aandacht aan standaardisering en harmonisering

Definieer uniforme begrippen, kengetallen en processen, om te zorgen voor consistente gegevens en gedeelde kennis binnen het bedrijf.

5. School je medewerkers

Zorg ervoor dat alle betrokken medewerkers in de omgang met de nieuwe CPM-software worden geschoold, voor een optimaal gebruik en optimale aanvaarding van de oplossing.

6. Observeer en optimaliseer

Houd het gebruik van de CPM-software, van de Single Source of Truth en de kwaliteit van de gegevens in de gaten, om mogelijke problemen tijdig vast te stellen en passende maatregelen voor optimalisatie te treffen.

 

Hoe kan een CPM-oplossing zoals Lucanet helpen om gebruik te maken van de voordelen van een Single Source of Truth?

Lucanet is een CPM-software voor finance die bedrijven helpt om hun financiële processen efficiënt en transparant uit te voeren. Door het samenvoegen van alle financiële gegevens op een centraal platform maakt Lucanet het mogelijk om te profiteren van alle voordelen van een Single Source of Truth en biedt het oplossingen voor consolidatie, financiële planning en rapportage. Zo kunnen bedrijven hun financiële processen optimaliseren en een ideale basis creëren voor beslissingen op basis van gegevens.

Lucanet werd in een actuele studie van het onafhankelijke onderzoeks- en adviseringsinstituut BARC weer als marktleider onderscheiden. In de categorieën klanttevredenheid, consolidatie, gebruiksvriendelijkheid, voorgedefinieerde interfaces en gegevensintegratie bereikte de software topplaatsen. Concreet biedt onze oplossing je de volgende voordelen:

Valide gegevens: je krijgt eenvoudig en geautomatiseerd betrouwbare gegevens. De financiën van je bedrijf zijn valide en je hebt op elk moment – in je Single Source of Truth – een overzicht van je financiële processen.

All-in-one tool: onze CPM-software voor finance biedt oplossingen voor afsluiting, consolidatie, financiële planning en rapportage, en dat allemaal onder één dak. Zo kun je alle domeinen van je bedrijfsplanning flexibel besturen.

Transparantie: met Lucanet krijg je een overzicht van financiële gegevens over het verleden, het heden en de toekomst en zo volledige transparantie in de boekhouding.

Eenvoudige implementatie: uitgebreide scholing of lange projectlooptijden zijn niet nodig. Integreer het systeem eenvoudig in je bestaande IT-infrastructuur en ga binnen enkele dagen al aan de slag.

Probleemloze gegevens-import: voor het importeren van gegevens uit je bronsystemen in de Single Source of Truth zijn meer dan 300 gebruiksklare standaard interfaces beschikbaar.

Tijdsbesparing: automatisering in plaats van handmatig werk. Tijdrovende en foutgevoelige spreadsheets behoren tot het verleden en je krijgt valide financiële cijfers met slechts een druk op de knop. Dat bespaart tijd en kosten.

Compliance: verstuur betrouwbare en auditklare gegevens, waarop je stakeholders (banken, investeerders) en auditoren 100 % kunnen vertrouwen.

 

Conclusie

Een Single Source of Truth in finance kan je helpen om financiële processen efficiënter en transparanter te maken en zo de concurrentie een stap voor te zijn. Met de juiste CPM-software en een zorgvuldige implementatie profiteer je van de talrijke voordelen van een Single Source of Truth: consolidatie, financiële planning en rapportage worden geoptimaliseerd en creëren zo een sterke basis voor op gegevens gebaseerde beslissingen en duurzame groei.

Hoe je met CPM voor finance je financiële gegevens optimaliseert?

Leer meer