In de snel veranderende financiële wereld staan financiële teams onder druk om nauwkeurige en snel financiële overzichten en rapporten op te stellen en te voldoen aan de steeds strenger wordende regelgeving. Het proces kan overweldigend, foutgevoelig en tijdrovend zijn. Talloze Excel-tabellen moeten worden voorbereid, samengevoegd, gevalideerd en gecontroleerd op foutbronnen, waarbij vaak meerdere correctierondes nodig zijn. De betrokkenheid van externe opmaakbureaus maakt het proces nog ingewikkelder. Met de introductie van nieuwe regelgeving zoals het European Single Electronic Format (ESEF) en CSRD is de vraag naar snellere en meer gedetailleerde jaarverslagen groter dan ooit. Daarom richten financiële teams zich steeds meer op digitalisering en automatisering door middel van geavanceerde software voor het beheer van openbaarmakingen. Door het proces te stroomlijnen, stelt deze software financiële teams in staat om strakke deadlines te halen, nauwkeurigheid te garanderen en de transparantie te vergroten. Ontdek hoe de juiste disclosure management software een revolutie teweeg kan brengen in het jaarlijkse rapportageproces voor bedrijven van elke omvang.
Wat is disclosure management?
Disclosure management gaat over het proces van uniforme en geautomatiseerde voorbereiding van jaarlijkse en financiële rapporten. Dit kan worden gerealiseerd met behulp van professionele softwareoplossingen. Een overeenkomstige softwaretool is gericht op het efficiënt organiseren van de collectieve samenwerking tussen verschillende mensen in de gespecialiseerde afdeling en IT-systemen in het hele bedrijf, die allemaal betrokken zijn bij het proces van het opstellen van financiële rapporten en jaarverslag.
De automatisering is bedoeld om het totale proces van het eerste ontwerp tot het gedrukte eindverslag aanzienlijk te versnellen en de kans op fouten aanzienlijk te verkleinen door minder handmatige invoer. Een ander voordeel is de traceerbaarheid van alle processtappen, wat het oplossen van problemen aanzienlijk vergemakkelijkt.
De 5 succesfactoren van professionele software voor informatiebeheer
Wat zijn de essentiële kenmerken van een professionele softwaretool die ontworpen is om het algehele proces van het maken van jaarverslagen en financiële rapporten efficiënter te maken? Wat zijn de belangrijkste functionaliteiten waarop je moet letten bij het kiezen van een oplossing? En hoe helpen ze je specifiek bij het overwinnen van de uitdagingen waarmee je wordt geconfronteerd in het proces van informatiebeheer?
Voordeel 1: Flexibele interfaces
Een professionele oplossing voor disclosure management wordt gekenmerkt door het feit dat alle gegevens uit gemeenschappelijke consolidatie- en ERP-systemen eenvoudig en geautomatiseerd kunnen worden overgezet naar de jaarverslagen via flexibele interfaces. Dit vervangt handmatige gegevensoverdracht en zorgt ervoor dat de juiste cijfers in het rapport worden weergegeven, zowel in tabellen en grafieken als in lopende tekst.
Voordeel 2: Volledige MS Office-integratie
Het is ook belangrijk dat de software volledige MS Office-integratie biedt, zodat bedrijven hun rapporten kunnen blijven maken in MS Excel, MS Word en MS PowerPoint. Werknemers kunnen hun uitgebreide kennis in het toepassen van het MS Office-pakket op een eenvoudige manier blijven gebruiken en hoeven zich niet aan te passen aan een nieuw systeem.
Voordeel 3: Geautomatiseerde validatie
Professionele software voor informatiebeheer maakt automatische validatie mogelijk. De validatieregels die in de tool zijn opgeslagen, evalueren direct de verwerkte gegevens in het jaarverslag en geven gedetailleerde feedback over de geldigheid van de gegevens in het verslag, item per item. Zowel cijfers in tabellen en diagrammen als cijfers in doorlopende tekst worden automatisch geëvalueerd.
Voordeel 4: Bedrijfsspecifieke vereisten in kaart brengen
Idealiter kan de software worden uitgebreid met andere nuttige modules. Op deze manier kan zelfs aan speciale vereisten voor het maken van jaarverslagen worden voldaan. Enkele voorbeelden zijn:
- Een overeenkomstige lay-outmodule zou bedrijven in staat moeten stellen om eenvoudig MS Word-compatibele printklare jaarverslagen te genereren. Het bedrijfsontwerp kan zo onafhankelijk worden geïmplementeerd in het jaarverslag, zelfs zonder extern bureau.
- Idealiter ondersteunt de softwaretool bedrijven bij het automatisch genereren van veel vergelijkbare jaarverslagen (bijv. jaarrekeningen) aan een "lopende band". Dit vereenvoudigt de uitgebreide voorbereiding van jaarrekeningen.
- Een geïntegreerde ESEF-module dient als oplossing voor bedrijven die ESEF-conforme financiële jaarverslagen moeten voorzien van XBRL-tags.
Voordeel 5: Flexibele uitvoerformaten
Als je de juiste tool voor het beheer van openbaarmakingen kiest, zorg er dan voor dat deze in staat is om met één druk op de knop het gewenste uitvoerformaat te genereren: Naast de klassieke uitvoerformaten MS Excel, MS PowerPoint en MS Word moet de software ook andere uitvoerformaten kunnen genereren, zoals printklare jaarverslagen of XBRL-formaat voor ESEF-conforme jaarverslagen en ESG-verslagen.
De slimme oplossing voor jaarverslag en financieel verslag
Hebben deze voordelen van een professionele tool je interesse gewekt? Zo ja, dan moet je zeker de SmartNotes tool eens nader bekijken, die je veel voordelen biedt voor openbaarmakingsbeheer, vooral in combinatie met Lucanet software. SmartNotes is een aan te bevelen oplossing voor het maken van interne en externe jaarverslagen. Het stelt bedrijven van alle sectoren en groottes in staat om flexibel gegevens uit bronsystemen te halen en financiële en jaarverslagen automatisch te verwerken.
Heb je meer vragen over dit onderwerp? Neem contact met ons op we helpen je graag verder.
