De 'last mile of finance' is de laatste fase die bedrijven aan het einde van een rapportageperiode moeten doorlopen om documenten zoals hun jaarlijkse financiële rapportages of jaarverslag klaar te maken voor publicatie. Net als een marathonloper zich door de laatste, zwaarste meters van een race sleept, moeten financiële afdelingen zich een weg banen door eindeloze Excel-bestanden, complexe handmatige processen en oneindige coördinatierondes. Deze zware laatste loodjes kunnen resulteren in stress, haastwerk en, helaas, fouten bij het opstellen van het jaarverslag. Dit kan het bedrijf blootstellen aan juridische risico's.
Maar zo hoeft het niet te gaan. Stel je eens voor dat je je niet langer door een dicht oerwoud van cijfers en gegevens moet worstelen, maar dat je een duidelijke, goed aangegeven route kunt volgen. Dat is precies wat software voor disclosure management belooft, en daar is waar dit artikel over gaat.
Wat houdt disclosure management in?
Disclosure management is het proces waarmee wordt voldaan aan externe en interne rapportageverplichtingen. Het is onmisbaar in financiële communicatie om je bedrijf in staat te stellen belangrijke financiële informatie nauwkeurig, tijdig en conform de regelgeving te communiceren naar belanghebbenden en regelgevende instanties. Jaarlijkse en financiële rapportage, ESEF-rapportage en ESG-rapportage maken allemaal deel uit van disclosure management.
Deze 'last mile of finance' is echter allesbehalve makkelijk. De complexiteit en dynamiek rondom het verzamelen en beoordelen van financiële gegevens, in combinatie met de noodzaal nauwkeurige en tijdige rapporten te leveren, kunnen een hele uitdaging zijn. Het proces is bovendien rijp voor optimalisatie.
Disclosure management: De grootste uitdagingen
Veel bedrijven ondervinden vergelijkbare problemen met disclosure management:
Te veel handmatig werk, te weinig automatisering: Veel financiële afdelingen gebruiken nog steeds Excel om hun financiële rapporten te maken. Dit is echter een zeer foutgevoelige proces, waarbij veel tijd verloren gaat aan controles en probleemoplossing. In het ergste geval leidt het tot onjuiste rapporten.
Vele belanghebbenden – weinig structuur: Bij disclosure management zijn talrijke afdelingen en werknemers betrokken. Vaak zijn er geen duidelijke workflows en taakverdelingen, wat resulteert in onnodig coördinatiewerk, vertragingen en knelpunten.
Tijdsdruk: Zonder de juiste tools wordt het echt een uitdaging om rapporten op tijd te maken en in te dienen.
Problemen met samenwerking en versiebeheer: Zonder de juiste software wordt het al snel een hele klus om feedback van verschillende belanghebbenden te coördineren, meerdere documentversies te beheren en een duidelijke audittrail bij te houden.
Gegevensbeveiliging en -nauwkeurigheid: Handmatige processen vergroten het risico op fouten en onnauwkeurigheden, wat het vertrouwen in de gepubliceerde gegevens kan ondermijnen.
Problemen oplossen met software voor disclosure management
Softwareoplossingen voor disclosure management zijn specifiek gericht op de grootste pijnpunten. Met deze oplossingen kun je onder andere:
- handmatige processen automatiseren
- vatbaarheid voor fouten verminderen
- samenwerking met collega's verbeteren
