Breng je disclosure management naar een hoger niveau met geavanceerde software

Disclosure management – wat is het doel?

Disclosure management is als onderdeel van de financiële, management- of wettelijke rapportage een cruciaal proces voor elke organisatie. Het garandeert dat de organisatie voldoet aan alle wettelijke voorschriften en maakt processen transparant voor stakeholders.

 

Financiële en niet-financiële gegevens voorbereiden, controleren en rapporteren

Deze praktijk omvat het voorbereiden, controleren en voorleggen van belangrijke financiële en niet-financiële informatie aan regelgevende instanties, aandeelhouders en het algemene publiek.

Financiële rapportages, jaarlijkse rapporten en andere bedrijfstoelichtingen geven een uitgebreid overzicht van de financiële gezondheid, de prestaties en de vooruitzichten voor de toekomst van een organisatie. Nauwkeurige en tijdige informatie is essentieel voor stakeholders om goed geïnformeerde beslissingen te kunnen nemen. Voorbeelden hiervan zijn investeerders die investeringskansen willen analyseren of crediteuren die de kredietwaardigheid van een bedrijf willen beoordelen.

Door van disclosure management een prioriteit te maken, kunnen bedrijven beter concurreren en hun relatie met stakeholders versterken binnen een regelgevend kader dat steeds complexer wordt.

Ontdek de doelstellingen van disclosure management

Disclosure management maakt het voor stakeholders zoals investeerders, crediteuren, regelgevers en het algemene publiek eenvoudiger om goed geïnformeerde beslissingen te nemen. Door ervoor te zorgen dat alle vereiste informatie wordt toegelicht op een duidelijke en toegankelijke manier, kunnen organisaties het vertrouwen van hun stakeholders winnen en zorgen voor meer geloofwaardigheid, wat de relatie met stakeholders aanzienlijk sterker zal maken.

 

De belangrijkste doelstellingen zijn:

 

Transparantie

Transparantie is van cruciaal belang bij disclosure management. Door relevante informatie toe te lichten, laten organisaties duidelijk zien dat ze zich inzetten voor openheid en controleerbaarheid. Dit helpt stakeholders bij het beoordelen van de financiële gezondheid van de organisatie, bij het inschatten van risico’s en om te begrijpen welke strategieën de organisatie ontwikkelt voor toekomstige groei.

 

Nauwkeurigheid

Een andere doelstelling van disclosure management is nauwkeurigheid. Financiële rapportages en andere toelichtingen moeten een ‘true and fair view’ van de financiële prestaties en positie van een organisatie geven. Door middel van efficiënte praktijken voor disclosure management kunnen organisaties zorgen dat de voorgestelde gegevens betrouwbaar en vrij van materiële fouten zijn, en dat ze voldoen aan de relevante standaards voor rekening en verantwoording en wettelijke vereisten.

 

Compliance

Ook compliance is een essentiële doelstelling van disclosure management. Organisaties moeten voldoen aan een waaier van wettelijke voorschriften en rapportagestandaards, onder meer de Generally Accepted Accounting Principles (GAAP) of International Financial Reporting Standards (IFRS), maar ook aan branchespecifieke voorschriften of andere vereisten, bijvoorbeeld ESEF en ESG-rapportage. Compliance garandeert dat organisaties voldoen aan wettelijke verplichtingen en het vertrouwen van regelgevers en aandeelhouders behouden.

 

Efficiëntie

Disclosure management heeft bovendien als doel om het rapportageproces te stroomlijnen en de efficiëntie te verhogen. Door robuuste geïntegreerde systemen en technologieën te implementeren, kunnen organisaties bepaalde taken automatiseren, fouten tot het minimum beperken en de nauwkeurigheid en de stiptheid van externe rapportage verbeteren. Dit bespaart niet alleen tijd en resources, maar zorgt ook voor soepel verlopende en betrouwbare rapportagecycli.

De uitdagingen van disclosure management aangaan

Als iemand die meewerkt aan rapportage en verantwoordelijk is voor het opstellen van delen van een rapport, bijvoorbeeld het managementrapport, het wettelijke of duurzaamheidsrapport, weet jij zeker hoe belangrijk efficiënt disclosure management is. Het is van cruciaal belang voor nauwkeurige en transparante rapportage.

De verschillende teams die betrokken zijn bij dit proces krijgen echter te maken met heel wat uitdagingen bij dit proces die een hindernis kunnen vormen bij het voldoen aan wettelijke vereisten en het tijdig afleveren van toelichtingen.

 

De uitdagingen bij disclosure management zijn onder meer:

Hoe begin je met disclosure management?

Beginnen met disclosure management kan afschrikwekkend lijken. Met de juiste aanpak en tools maak je er echter een soepel en nuttig proces van. Dit zijn enkele belangrijke stappen om je te helpen bij het starten van je disclosure management-proces:

 

1. Wettelijke vereisten begrijpen: Begin door jezelf vertrouwd te maken met de relevante wettelijke vereisten en rapportagestandaards die van toepassing zijn op jouw branche of rechtsgebied. Je moet onder meer te weten komen welke specifieke toelichtingen moeten worden ingediend en welke deadlines daarvoor gelden. Deze elementen vormen de basis van je disclosure management-proces.
2. Je actuele processen beoordelen: Evalueer je actuele processen voor het verzamelen, controleren en verspreiden van financiële en niet-financiële informatie. Identificeer ontbrekende en inefficiënte processen of processen die kunnen worden verbeterd. Dankzij deze beoordeling kun je de specifieke behoeften en uitdagingen van jouw disclosure management identificeren.
3. Een functieoverschrijdend team samenstellen: Vorm een functieoverschrijdend team met medewerkers uit de financiële, juridische, compliance- en andere relevante afdelingen. Dit team zal samenwerken om ervoor te zorgen dat alle vereiste informatie nauwkeurig en op tijd wordt verzameld, gecontroleerd en gerapporteerd.
4. Een professionele softwaretool voor disclosure management implementeren: Investeer in een intelligente softwaretool voor disclosure management die je proces kan stroomlijnen. Dit systeem moet het verzamelen, controleren en rapporteren van gegevens automatiseren, om te zorgen voor nauwkeurigheid en consistentie. Het moet ook zorgen voor een veilig platform voor samenwerking binnen het functieoverschrijdende team.
5. Duidelijke processen en richtlijnen ontwikkelen: Definieer duidelijke processen en richtlijnen voor elke fase van het disclosure management-proces. Dit omvat het vastleggen van protocols voor het verzamelen en controleren van gegevens en voor de kwaliteitscontrole, maar ook het opstellen van richtlijnen voor de formattering van rapporten en de consistentie van toelichtingen. Bovendien moeten deze processen worden gedocumenteerd om ervoor te zorgen dat ze nauwgezet worden opgevolgd en goed kunnen worden getraceerd.
6. Je financiële team trainen en opleiden: Zorg voor uitgebreide training en voortdurende bijscholing van je teamleden, om ervoor te zorgen dat zij het belang van disclosure management begrijpen en beschikken over de vereiste vaardigheden en kennis om hun taken efficiënt te kunnen uitvoeren. Zo zullen zij in staat zijn om nauwkeurige informatie die aan alle vereisten voldoet te verzamelen, te controleren en te rapporteren.
7. Robuuste controle- en goedkeuringsprocedures implementeren: Ontwikkel een robuust controle- en goedkeuringsproces, om ervoor te zorgen dat alle toelichtingen worden onderworpen aan passende controles vooraleer ze worden ingediend. Dit omvat mogelijk controles op verschillende niveaus, inclusief technische controle, juridische controle en goedkeuring door senior management.
8. Voortdurend monitoren en verbeteren: Monitor en beoordeel regelmatig de efficiëntie van je disclosure management-proces. Vraag stakeholders om feedback en gebruik deze om na te gaan waar verbetering mogelijk is. Blijf up-to-date over veranderingen van de regelgeving en rapportagestandaards en pas je processen naar behoefte aan.

 

Voor het starten van je disclosure management-proces is organisatie, samenwerking en engagement vereist. Door deze stappen te implementeren, creëer je een sterke fundering voor nauwkeurige en efficiënte rapportage die voldoet aan alle vereisten en zorg je voor transparantie en betrouwbaarheid voor al je stakeholders.  

Hoe rapporteer je over ESG-onderwerpen?

Is jouw disclosure management-proces klaar voor ESG-onderwerpen?

Naast de gebruikelijke toelichting van financiële gegevens, inclusief aspecten van bedrijfsontwikkeling, financiële strategie en risicobeheer, zijn sommige bedrijven nu al verplicht om ook niet-financiële informatie toe te lichten.

Overeenkomstig de nieuwe wettelijke vereisten die deel uitmaken van de CSRD, zullen veel bedrijven hun kerncijfers op het gebied van Environment (milieu), Social (sociale thema’s), en Governance (bestuur) in de komende jaren moeten rapporteren. Het is daarom cruciaal dat je alvast begint na te denken over het integreren van je duurzaamheidsrapport in je disclosure management-proces. 

Hoe ga je aan de slag met ESEF iXBRL-rapportage?

Weet jij hoe je aan de slag gaat met ESEF iXBRL-rapportage in disclosure management?

ESEF iXBRL-rapportage is het elektronische rapportageformaat dat door de European Securities and Markets Authority (ESMA) wordt verplicht voor bedrijven die zijn genoteerd op Europese aandelenbeurzen. ESEF staat voor European Single Electronic Format, terwijl iXBRL de afkorting is van Inline eXtensible Business Reporting Language.

 

Wat is het doel van ESEF-rapportage?

De doelstellingen van gestandaardiseerde digitale rapportageformaten zijn:

• Een snellere evaluatie van bedrijfsgegevens mogelijk maken door gebruik te maken van geautomatiseerde analyse. 
• Zorgen voor een betere toegankelijkheid van financiële informatie voor investeerders, stakeholders en emittenten. 
• Zorgen voor een betere vergelijkbaarheid van deelnemers op de kapitaalmarkt. 
• Zorgen voor betrouwbare, duidelijke en machineleesbare informatie in de rapporten.

 

Kort samengevat: deze rapportagevereiste heeft als doel om digitale financiële rapportage bij Europese bedrijven te standaardiseren en de transparantie voor investeerders en stakeholders te verhogen. Onder ESEF zijn bedrijven verplicht om hun jaarlijkse financiële rapporten op te stellen in het XHTML-formaat. Daarbij worden de primaire financiële rapportages en alle toelichtingsinformatie getagd met XBRL (eXtensible Business Reporting Language). iXBRL maakt het mogelijk om XBRL-tags direct in het XHTML-document in te bedden, waardoor het eenvoudiger wordt om de getagde financiële informatie te bekijken naast de toelichtingen. Dit formaat maakt een en hetzelfde rapport zowel leesbaar voor machines als voor mensen.

 

Wat is het verschil tussen XBRL, iXBRL en iXBRL-tagging?

XBRL (eXtensible Business Reporting Language) is een gegevensformaat dat oorspronkelijk was gebaseerd op XML en wordt gebruikt voor digitale rapportage. Het maakt het mogelijk om unieke tags toe te wijzen aan gerapporteerde feiten. Daarom wordt het ook wel “streepjescode voor rapportage” genoemd.

Inline XBRL (iXBRL) is een van de vele XBRL-specificaties waarmee rapporterende bedrijven één enkel document kunnen opstellen dat zowel door machines als door mensen kan worden gelezen. Zo hoeven er geen twee afzonderlijke rapporten te worden opgesteld. iXBRL-rapporten zijn XHTML-documenten met ingebedde XBRL-informatie.

De Lucanet XBRL Tagger is een XBRL-gecertificeerd softwareprogramma waarmee gebruikers bestaande rapporten in PDF en Word kunnen laden. Na automatische conversie naar XHTML kunnen gebruikers specifieke tags toewijzen die door de regelgevers ter beschikking worden gesteld in de vorm van XBRL-taxonomieën, aan financiële en niet-financiële informatie. De tool verbergt de complexiteit van XBRL, zodat de personen die het rapport voorbereiden zich kunnen concentreren op hun expertisegebied. De XBRL Tagger is een oplossing die kan worden toegevoegd en de toonaangevende software op de markt voor ESEF-rapporten.

 

Alle jaarlijkse financiële rapporten voor boekjaren die beginnen op of na 1 januari 2020 moeten worden gepubliceerd in het Extensible Hypertext Markup Language (XHTML)-formaat. Bovendien moeten alle IFRS geconsolideerde financiële rapportages worden getagd met XBRL-tags.

Voor alle jaarlijkse rapporten voor boekjaren die beginnen op of na 1 januari 2022 moeten bovendien de toelichtingen op de financiële rapportages worden getagd met textblocks. Dit vormt verdere uitdagingen wat betreft de versies van rapporten. Textblock-tags kunnen overlappen met verschillende lagen tekst en verschillende secties van de rapporten overspannen. Toelichtingsinformatie in jaarlijkse rapporten wordt vaak tot laat in het rapportageproces aangepast.

De XBRL Tagger maakt gebruik van verschillende algoritmen en technieken om reeds gebruikte tags toe te passen op nieuwe en gewijzigde versies van hetzelfde rapport, zodat de initiële tagging vroeg in het proces kan worden uitgevoerd, met slechts minimale wijzigingen aan het einde.

 

Uitdagingen van ESEF iXBRL-rapportage

ESEF iXBRL-rapportage gaat gepaard met bepaalde uitdagingen, inclusief de noodzaak van het correct taggen van financiële gegevens op basis van de ESEF-taxonomie en het opvolgen van de handleiding voor ESMA ESEF-rapportage. ESEF maakt het voor alle bedrijven die rapporten indienen ook verplicht om hun eigen entiteit-specifieke taxonomie-extensie te creëren. Zo wordt elk bedrijf in feite auteur van een XBRL-taxonomie.

Met de juiste tools en software kunnen bedrijven echter het proces stroomlijnen en zorgen voor nauwkeurige en efficiënte rapportage. Daardoor verhogen ze uiteindelijk de transparantie en maken ze de bedrijfsoverschrijdende analyse voor investeerders en regelgevers eenvoudiger.

Hoe kies je een professionele softwaretool voor disclosure management?

Automatiseringstechnologie heeft gezorgd voor een ware transformatie van disclosure management. Software-oplossingen stroomlijnen het proces, reduceren handmatige taken en verbeteren de nauwkeurigheid. Deze tools centraliseren gegevens en maken samenwerking tussen verschillende teams en afdelingen eenvoudiger. Automatisering zorgt voor consistentie bij rapportage, maakt updates en revisies eenvoudiger en beperkt fouten tot het minimum.

In het volgende diagram zie je een uitgebreid overzicht van de functies waarnaar je moet zoeken in disclosure management-software. Gebruik deze om software te identificeren waarmee je jaarlijkse rapporten kunt opstellen die aan alle vereisten voldoen en die je voorbereidt op ESEF en ESG.

 

Je checklist voor disclosure management-software:

• Snelle uitbreiding voor ESEF- en ESG-vereisten.
• End-to-end applicatie die het volledige proces dekt, van het verzamelen van gegevens tot het indienen van rapporten.
• Eenvoudig importeren van gegevens met een gebruiksvriendelijke interface.
• Volledige controle over wijzigingen met een uitgebreide audit trail.
• Uniforme gebruikersinterface die herkenning en usability verbetert.
• Printklare lay-out zonder discontinuïteit van media.
• Geautomatiseerde gegevensstroom naar disclosure management en geïntegreerde (i)XBRL-tagging voor gecombineerde financiële en ESG-rapportage.
• Consistentie van gegevens in het volledige document en over alle rapportagetalen heen met een vaste ‘single point of truth’.

Succesverhaal OQEMA: Geautomatiseerd disclosure management met geldige financiële gegevens

OQEMA Group, voorheen Overlack, is een toonaangevende distributeur van chemische producten in Duitsland. Het bedrijf biedt uitgebreide services aan over de hele leveringsketen, inclusief inkoop, productontwikkeling, mengen, logistiek en recycling.

OQEMA stelde zijn geconsolideerde toelichtingen op met de disclosure management-oplossing van Lucanet. De software vereenvoudigde het werk bij het voorbereiden van het jaarverslag aanzienlijk en verbeterde de kwaliteit van de gegevens. Lisa Lynders, Group Manager Consolidation bij OQEMA AG, kan zich nu concentreren op het essentiële en zo heel wat kosten en tijd besparen.

Maak je disclosure management efficiënter en transparanter

Vind je het moeilijk om de juiste oplossing te vinden voor je jaarlijkse ESG-of ESEF-rapportage? Je hoeft niet verder te zoeken.

Automatiseer je rapportageprocessen met de end-to-end oplossing van Lucanet, om efficiënt consistente, geoptimaliseerde en auditklare rapporten op te stellen en zo kosten te besparen en complexe processen te stroomlijnen.

Met de disclosure management-oplossing van Lucanet kun je ESEF en ESG snel en naadloos integreren, het volledige proces van het verzamelen van gegevens tot rapportage dekken, gegevens zonder moeite importeren uit Lucanet, wijzigingen beheren dankzij de volledige audit trail, profiteren van de gebruiksvriendelijke interface, printklare lay-outs creëren, gebruikmaken van geautomatiseerde gegevensstroom en (i)XBRL-tagging voor gecombineerde financiële en ESG-rapportage en profiteren van gegevensconsistentie in verschillende talen.

Gerelateerde inhoud

5 voordelen van software voor het beheer van jaarverslagen

ESEF en iXBRL: inzichten in compliance bij financiële rapportage

Disclosure management: Deze keer een feilloos jaarverslag

Software voor Disclosure Management en ESEF-rapportage