De financiële puzzel onder de knie krijgen: jouw gids voor financiële consolidatie

Jouw essentiële gids voor succesvolle financiële consolidatie

Deze gids is essentiële lectuur voor CFO’s, financiële controllers, finance managers, boekhoudkundige professionals, bedrijfseigenaars en CEO’s.

Ontdek de ins en outs van financiële consolidatie, ga de meest voorkomende uitdagingen te lijf en krijg praktische tips voor efficiëntere en naadloze consolidatie. Of je nu nieuw bent in de wereld van financiële consolidatie of een manier zoekt om je processen te verbeteren, deze gids geeft je de kennis en de tools die je nodig hebt om je financiële gegevens met succes te consolideren en je bedrijf te doen groeien. Lees hoe je processen stroomlijnt, de nauwkeurigheid verhoogt en geïnformeerde beslissingen neemt bij het beheren van verschillende entiteiten en het optimaliseren van intercompany-mutaties. Krijg waardevolle inzichten en neem de controle over het financiële consolidatieproces van jouw organisatie in handen.

 

Definitie en belang van financiële consolidatie

Wat is financiële consolidatie?

Financiële consolidatie is het proces van het verzamelen en combineren van gegevens uit verschillende zakelijke activiteiten, afdelingen, locaties of entiteiten. Die gegevens worden geconsolideerd in financiële rapportages op concernniveau, bijvoorbeeld de resultatenrekening, de balans en de cashflowrekening.

 

Waarom is financiële consolidatie belangrijk?

Wanneer vindt financiële consolidatie plaats?

Financiële consolidatie vindt meestal plaats aan het einde van een boekhoudkundige periode, bijvoorbeeld het einde van een maand, kwartaal of boekjaar.

De voordelen van financiële consolidatie benutten: van chaos naar duidelijkheid

• Verbeterde transparantie: consolidatie geeft inzicht in de financiële prestaties van verschillende bedrijfseenheden of dochterondernemingen en verbetert zo de transparantie binnen de organisatie.
• Betere naleving: geconsolideerde financiële rapportages helpen organisaties te voldoen aan wettelijke vereisten opgelegd door overheidsinstanties en regelgevende instanties. Zo wordt de naleving van rapportagestandaards gewaarborgd.
• Consistentie bij rapportagepraktijken: consolidatie zorgt voor consistente praktijken voor financiële rapportage, waardoor het vergelijken en analyseren van financiële gegevens wordt vereenvoudigd.
• Gestroomlijnde audits: consolidatie vereenvoudigt het auditproces door het centraliseren van financiële gegevens, waardoor deze goed toegankelijk worden voor auditoren.

Belangrijke componenten van financiële consolidatie

Gegevensverzameling

Gegevensverzameling is een belangrijke component van financiële consolidatie. Het betreft het systematisch verzamelen van financiële en niet-financiële informatie uit alle dochterondernemingen en entiteiten binnen de groep.  De nauwkeurigheid en volledigheid van de verzamelde gegevens is cruciaal om te waarborgen dat het consolidatieproces betrouwbare en zinvolle resultaten oplevert.

 

6 tips voor succesvolle gegevensverzameling:

1. Leg duidelijke richtlijnen en procedures voor het verzamelen van gegevens vast, om de consistentie en nauwkeurigheid te waarborgen.
2. Implementeer een robuust framework voor gegevensbeheer, om de integriteit en kwaliteit gegevens in het hele proces van het verzamelen ervan te behouden.
3. Maak gebruik van automatiseringstools en -software om het verzamelen van gegevens te stroomlijnen en handmatige fouten te voorkomen.
4. Communiceer regelmatig met dochterondernemingen en entiteiten om ervoor te zorgen dat financiële gegevens tijdig kunnen worden voorgelegd.
5. Voer grondige validaties en afstemmingen van gegevens uit, om afwijkingen of inconsistenties te identificeren en te corrigeren.
6. Waarborg de veiligheid en vertrouwelijkheid van gegevens door passende toegangscontroles en encryptiemaatregelen te implementeren.

 

Validatie en afstemming van gegevens

Na de verzameling van gegevens is de validatie- en afstemmingsfase cruciaal om de nauwkeurigheid en consistentie van de financiële gegevens te verifiëren. Hierbij moeten strenge controles worden uitgevoerd om afwijkingen, fouten of inconsistenties in de gegevens op te sporen. Enkele voorbeelden van aandachtsgebieden zijn het valideren van rekeningbalansen, het identificeren van intercompany-mutaties, het herleiden van verschillen tussen dochteronderneming en moederbedrijf en het waarborgen van correcte eliminatie van intercompany-mutaties en balansen. Het proces validatie en afstemming van gegevens helpt om de integriteit en betrouwbaarheid van de geconsolideerde financiële rapportages te garanderen.

 

6 tips voor validatie en afstemming van gegevens:

1. Ontwikkel gestandardiseerde validatieregels en protocols om de nauwkeurigheid en volledigheid van de financiële gegevens systematisch te controleren. 
2. Maak gebruik van geautomatiseerde softwaretools die validaties van gegevens kunnen uitvoeren en rekeningen efficiënt en nauwkeurig kunnen afstemmen. 
3. Zorg voor regelmatige afstemming van intercompany-mutaties door afwijkingen of fouten te identificeren en te elimineren. 
4. Implementeer een gedocumenteerd evaluatieproces om te garanderen dat alle gegevens grondig worden gevalideerd en afgestemd door verschillende partijen. 
5. Voer variantie-analyses uit om substantiële verschillen tussen de records voor dochteronderneming en moederbedrijf te verklaren. 
6. Documenteer en bewaar ondersteunende documentatie voor afstemmingsaanpassingen en tijdens het proces genomen beslissingen.

 

Intercompany-mutaties

Intercompany-mutaties komen voor wanneer entiteiten binnen een concern onderling financiële interacties hebben. Deze transacties omvatten mogelijk de overdracht van goederen of diensten, leningen, dividenden of andere financiële activiteiten. Bij het consolideren van financiële rapportages is het van cruciaal belang om intercompany-mutaties correct te identificeren, te verklaren en te elimineren. Zo wordt het risico op dubbel rekenen vermeden en worden de algemene financiële positie en de resultaten van operaties van het concern correct weerspiegeld. Bij dit proces moeten intercompany-balansen, investeringen, vorderingen, schulden en transacties van verbonden partijen zorgvuldig in aanmerking worden genomen. Doordat intercompany-mutaties worden geëlimineerd, geven de geconsolideerde financiële rapportages een getrouw beeld van de financiële prestaties en positie van het concern, vrij van vervorming veroorzaakt door interne transacties binnen het concern.

 

6 tips voor intercompany-mutaties:

1. Leg duidelijke richtlijnen en procedures vast voor het nauwkeurig en consistent identificeren en registreren van intercompany-mutaties.
2. Implementeer robuuste controles en mechanismen om intercompany-activiteiten over verschillende entiteiten binnen het concern heen te traceren en te monitoren.
3. Maak gebruik van intercompany-eliminatietechnieken, bijvoorbeeld de omzet- en kostenconsolidatie, schuldenconsolidatie, eliminatie van het tussenresultaat in de vlottende en vaste activa, eliminatie van inkomen uit beleggingen, om te vermijden dat er dubbel wordt gerekend en om de geconsolideerde financiële positie van het concern nauwkeurig te weerspiegelen.
4. Zorg voor scholing van de medewerkers die zijn betrokken bij het consolidatieproces, om hun kennis van intercompany-mutaties en het belang van correcte eliminatie te verbeteren.
5. Implementeer geautomatiseerde tools en software die specifiek zijn ontwikkeld voor beheer en eliminatie van intercompany-mutaties.
6. Voer regelmatig evaluaties en audits uit om fouten of inconsistenties in intercompany-mutaties te identificeren en noodzakelijke aanpassingen aan te brengen.

Uitdagingen bij financiële consolidatie

1. Veel voorkomende uitdagingen bij financiële consolidatie

• Gegevens van slechte kwaliteit of onnauwkeurige gegevens door handmatige invoer
• Gebrek aan automatisering van consolidatieprocessen
• Gebruik van ongeschikte tools en systemen
• Problemen bij het aanpassen van intercompany-mutaties
• Up-to-date blijven over veranderende rapportagevereisten
• Manipulatie van gegevens en risico op fraude
• Complicaties bij het beheren van consolidatie over verschillende landen of entiteiten heen

 

Om de meest voorkomende uitdagingen bij financiële consolidatie het hoofd te bieden, is een veelzijdige aanpak noodzakelijk. Organisaties moeten oplossingen zoeken voor de kwaliteit van gegevens, afstemmingen en compliance door robuuste frameworks voor gegevensbeheer en duidelijke, gestandaardiseerde operationele processen te implementeren. Even belangrijk is samenwerking tussen de financiële, IT- en andere relevante afdelingen, om te zorgen voor naadloos delen van gegevens, snelle probleemoplossing en nauwkeurige consolidatie. Door deze strategieën te implementeren, kunnen bedrijven succesvolle consolidatieprocessen realiseren. Deze zorgen voor nauwkeurige, betrouwbare en transparante geconsolideerde financiële rapportages, die een uitgebreid overzicht geven van de financiële positie en prestaties van het concern.

 

2. Spreadsheets

Sommige financiële managers kiezen voor de kosteneffectiviteit, vertrouwdheid en eenvoud van spreadsheets. Dat heeft echter nadelen: gebrek aan samenwerking, problemen met versiebeheer en de hoge waarschijnlijkheid van administratieve fouten. Daarom is het vaak de moeite waard om andere opties in overweging te nemen.

Het voortouw nemen: 10 best practices voor efficiënte financiële consolidatie

Het implementeren van best practices geeft financiële teams de kracht om voorbij obstakels te navigeren en het consolidatieproces te stroomlijnen:

1. Leg consistente standaards vast voor alle processen voor rapportage en gegevensinvoer, om de nauwkeurigheid en vergelijkbaarheid te verbeteren.
2. Gebruik rapporten die een uitgebreid overzicht geven van de prestaties, voor goed geïnformeerde besluitvorming.
3. Geef prioriteit aan continue scholing en wijzigingsbeheer om het financiële team de vaardigheden te geven die ze nodig hebben voor efficiënte consolidatieprocessen en -technologieën.
4. Identificeer en pak knelpunten in de workflow aan om de efficiëntie te verhogen en het consolidatieproces te stroomlijnen.
5. Delegeer passende administratieve bevoegdheden aan het financiële team, om de coördinatie en uitvoering van consolidatietaken te vereenvoudigen.
6. Focus op een snelle consolidatie- en rapportagecyclus om ervoor te zorgen dat financiële informatie tijdig beschikbaar is.
7. Blijf up-to-date met de IFRS- en GAAP-regels om te zorgen voor compliance en nauwkeurige financiële rapportages.
8. Implementeer automatisering voor intercompany-mutaties, bijvoorbeeld matching, rapportage en eliminaties, om de nauwkeurigheid en efficiëntie bij het consolideren van financiële gegevens te verbeteren.
9. Voer regelmatig afstemming van gegevens uit om de integriteit van de gegevens te behouden en inconsistenties of afwijkingen te identificeren.
10. Leg sterke procedures voor gegevensbeheer vast om de kwaliteit, nauwkeurigheid en consistentie doorheen het hele consolidatieproces te waarborgen.

De kracht van geautomatiseerde financiële processen

Geautomatiseerde financiële processen bieden een groot aantal voordelen voor organisaties:

• Verhoogde efficiëntie 
• Verbeterde nauwkeurigheid 
• Schaalbaarheid 
• Consistentie en standaardisering 
• Besparing van kosten en resources

Ontdek de mogelijkheden van financiële consolidatie: hoe begin je eraan

Hoe implementeer je strategieën voor financiële consolidatie

Om met succes strategieën voor financiële consolidatie te implementeren en te profiteren van de voordelen die het biedt, moeten bedrijven de volgende stappen in overweging nemen:

• Huidige praktijken voor financiële rapportage evalueren: beoordeel de bestaande processen en identificeer aspecten die kunnen worden verbeterd door middel van consolidatie, wat zorgt voor meer duidelijkheid, transparantie en compliance.
• Gestandaardiseerde boekhoudkundige procedures vastleggen: maak financiële rapportagepraktijken consistenter door gestandaardiseerde boekhoudkundige regels en procedures te implementeren in de hele organisatie.
• Medewerkers opleiden en scholen: informeer het personeel over het belang van financiële consolidatie en zorg voor scholing over de procedures die moeten worden gevolgd.
• Investeren in geschikte systemen of software: kies tools die financiële consolidatie eenvoudiger maken en zorgen voor naadloze integratie van financiële gegevens uit diverse entiteiten binnen de organisatie. 

 

Financiële consolidatiesoftware: Hoe de juiste keuze maken voor jouw bedrijf

Bij het kiezen van financiële consolidatiesoftware zijn er een aantal belangrijke factoren die in aanmerking moeten worden genomen. Beantwoord de volgende vragen om je keuze in lijn te brengen met je zakelijke doelstellingen:

Onontbeerlijke kenmerken van financiële consolidatiesoftware

• Volledig geautomatiseerd proces voor alle consolidatiestappen en concernstructuren, ongeacht de complexiteit
• Mogelijkheid om standaards voor rekening en verantwoording tegelijkertijd voor te stellen
• Ondersteuning voor vreemde valuta en concern-valuta
• Genereren van mutatie-overzichten voor het concern en geconsolideerde cashflowrekening
• Mogelijkheden voor multi-valutaomrekening en vertaling
• Vereenvoudigd onderhoud van structuren, rekening-kader en stamgegevens
• Naadloze integratie van gegevens binnen een enkel gegevensmodel
• Drill down op afzonderlijk transactieniveau

Meer financieel inzicht en betere besluitvorming met krachtige financiële consolidatie

Weet je nog steeds niet zeker waar je moet beginnen bij het zoeken naar de perfecte financiële consolidatiesoftware? Je hoeft niet verder te zoeken dan Lucanet.

Onze geavanceerde software is op maat gemaakt om het hele proces te stroomlijnen en te versnellen. Door het verzamelen, valideren en consolideren van gegevens te automatiseren, bespaar jij kostbare tijd en resources. Onze software integreert naadloos financiële gegevens van verschillende dochterondernemingen en entiteiten. Zo wordt gezorgd voor nauwkeurigheid en consistentie in je geconsolideerde financiële rapportages. Met krachtige functies zoals automatische valutaomrekening, eliminaties en intercompany-afstemmingen, kun je rekenen op een vlot verlopend consolidatieproces en gegarandeerde integriteit van gegevens.

Met Lucanet stel je geconsolideerde financiële rapportages op in een handomdraai. Zo krijg je al snel de inzichten die je nodig hebt om vol vertrouwen de juiste beslissingen te nemen en zorg je voor optimale financiële transparantie.

 

Ontdek de magie: lees over de ervaringen van onze klanten met Lucanet.

De grootste producent van zeevruchten ter wereld verkortte de tijd voor consolidatie van 10 tot 1,5 dagen

De implementatie van Lucanet-software door de Thai Union Group heeft het bedrijf heel wat voordelen opgeleverd bij het consolidatieproces en de financiële rapportage. Voor het de overstap maakte naar Lucanet, stond het bedrijf voor uitdagingen vanwege de complexe concernstructuren en strikte rapportagevereisten. Voor de consolidatie werd Excel gebruikt, wat resulteerde in inefficiënte processen en vertragingen.

Door de overstap naar software van Lucanet kon Thai Union Group zijn consolidatieproces en financiële rapportage aanzienlijk verbeteren. Dankzij de software konden de communicatie en het verzamelen van gegevens worden vereenvoudigd. Daardoor kon de tijd voor intercompany-afstemming worden verkort van twee weken tot slechts drie dagen. Bovendien werd het consolidatieproces gestroomlijnd, zodat de vereiste tijd werd verkort van 10 dagen tot 1,5 dagen. Een belangrijk voordeel bij het gebruik van Lucanet was de mogelijkheid om de maandelijkse rapportage 15 dagen sneller af te werken. Daardoor kon het bedrijf sneller financiële gegevens voorleggen aan stakeholders en uiteindelijk de algemene efficiëntie bij de rapportage verbeteren.

Kort samengevat: dankzij de software van Lucanet kon Thai Union Group zijn consolidatieproces stroomlijnen, de efficiëntie verhogen en de vereiste tijd voor rapportage verkorten. De software was een waardevolle tool bij het aanpakken van de uitdagingen waarmee het bedrijf te maken had en heeft heel wat voordelen opgeleverd voor hun financiële operaties. 

Gerelateerde content

Vind hier meerdere waardevolle bronnen om je verder te helpen met je financiële consolidatie en de belangrijke rol van consolidatiesoftware.

 

e-Books:

• 5 Stappen naar Betrouwbare Geconsolideerde Financiële Overzichten
• Hoe de Uitdagingen van Financiële Rapportage en Consolidatie Overwinnen

 

Blog:

• 8 belangrijke praktijken voor CFO's om financiële consolidatie naar een hoger niveau te brengen
• Zo versnel je je financiële consolidatieproces om snellere inzichten te krijgen

 

Brochure:

• Sneller en nauwkeuriger consolideren

 

Website:

• Automatiseer je periodeafsluiting met software voor financiële consolidatie
• Onze financiële consolidatiesoftware
• Krijg meer inzichten voor uw bedrijf op de bronnenpagina

 

Bezoek ook onze event en webinars pagina