Témoignage client

Comment la contrôleuse de gestion est devenue la conseillère stratégique de son entreprise

Étude de cas Zoo de Berlin

Sabine Kirner est contrôleuse de gestion au zoo de Berlin. Pendant longtemps, elle s'est battue contre des tâches de routine qui lui prenaient beaucoup de temps, comme la collecte de données pour son reporting mensuel. Il lui restait toujours trop peu de temps pour des tâches importantes comme l'analyse des données et le conseil à la direction. Lucanet lui a permis de remédier à cette situation.

Le Zoo de Berlin utilise le logiciel de pilotage de la performance financière Lucanet pour :

Importation des données depuis de nombreux systèmes sources
Reporting financier mensuel automatisé
Planification dynamique sur une base annuelle

A propos du Zoo de Berlin

Le zoo de Berlin est le plus ancien zoo d'Allemagne et le plus riche en espèces du monde. Géré conjointement avec le parc animalier et l’aquarium de Berlin au sein d’une seule société anonyme, il représente la plus grande exploitation de zoo d'Europe.

Je suis vraiment très satisfaite que nous ayons opté pour Lucanet, car en tant que contrôleuse de gestion, je me considère comme un prestataire de services pour mon entreprise. Le reporting est la base, mais ne doit pas constituer la majeure partie de mon temps de travail. Lucanet soutient cette philosophie et mes attentes ont donc été pleinement satisfaites.

Sabine Kirner

Directrice du contrôle de gestion

Les enjeux

Regrouper les données et automatiser le reporting

Le Zoo de Berlin est un établissement de loisirs à but non lucratif et son financement repose sur trois piliers principaux : les visiteurs du zoo, les donateurs, parrains ou légataires, et les investisseurs. Chacun de ces groupes est géré à l’aide d’un système informatique dédié. A cela s’ajoute le logiciel pour la paie et la comptabilité financière. Pour que le reporting financier fonctionne sans accroc, les données de toutes ces différentes sources doivent être centralisées rapidement et intégralement.

Mais pendant longtemps, avoir des données complètes et vite disponibles relevait davantage du rêve que de la réalité pour Sabine Kirner. Les données issues des multiples sources étaient assemblées manuellement sur Excel, via un processus long et source d’erreurs. La situation devenait impossible pour Sabine, qui explique : "En tant que contrôleuse de gestion, j’apporte mon soutien à deux établissements. Je suis au quotidien l’interlocutrice unique de tous les départements pour les questions liées aux affaires, depuis l’équipe marketing jusqu’à la zoologie en passant par le service technique et l'administration. Dans ce contexte, les activités de routine ne doivent tout simplement pas prendre trop de place dans mon temps de travail". Pour elle, la solution était évidente : il fallait trouver une alternative à Excel.

La solution de pilotage financier

Un outil de reporting financier connecté avec les multiples sources de données

Sa recherche de solution de pilotage financier l'a rapidement menée à Lucanet. L’outil lui offrait une interface standardisée avec le logiciel comptable Addison, et la possibilité de se connecter facilement à d'autres logiciels, comme celui de la billetterie Beckerbillett. Elle souligne : "Lucanet est devenu pour nous un peu comme un atoll qui regroupe les différents îlots de données. Avec ma nouvelle combinaison de touches préférée, Ctrl+Q, les données de toutes les sources sont immédiatement disponibles, et le reporting est actualisé. Nous disposons donc d'un système de reporting véritablement intégré. Je gagne ainsi 1 à 2 jours de travail par mois, ce qui me permet de me concentrer sur l'analyse des données."

Une semaine gagnée sur la planification

Outre le reporting, Sabine Kirner utilise également Lucanet pour la planification financière. Celle-ci se réalise d’ailleurs de bas en haut. Tout d’abord, Sabine recueille tous les besoins des départements (en plus des éléments standard tels que les frais de personnel, cela inclut les frais d'entrée, les coûts d'énergie et d'entretien, et la nourriture pour les animaux). Ensuite, les planifications individuelles sont transférées d'Excel vers Lucanet où Sabine Kirner a créé un fichier de reporting des planifications. Elle y voit immédiatement le résultat global et peut, si besoin, apporter facilement des ajustements descendants. Elle économise ainsi au moins une semaine de travail, par établissement et par cycle de planification. Voire plus si les modifications des planifications sont nombreuses !

Autre avantage indéniable : elle peut enfin s’intéresser au contenu des données, repérer les écarts et les expliquer. Désormais, elle n'est plus seulement un simple collecteur de données, mais aussi un interlocuteur, un conseiller et un prestataire de services pour son entreprise.

Avantages de Lucanet pour le Zoo de Berlin :

1 semaine gagnée sur la planification, par cycle de planification et par établissement
Un système de reporting intégré
Plus de temps pour analyser les données