Klantverhaal

Aansluiting rapporteringsdata en boekhouding dankzij Lucanet

Case study Upgrade Estate

Met Lucanet kan Upgrade Estate een bepaald formaat over verschillende bedrijven heen implementeren. De structuur bestaat momenteel uit een veertigtal entiteiten. Er is dus een zekere vorm van consolidatie nodig.

"Door deze geconsolideerde gegevens te bekijken, houden we een helikopterview, maar we kunnen altijd doorklikken naar de details. Hoe efficiënt we zijn, hoeveel omzet we genereren, waar en waarom de kosten stijgen (of dalen)...: we zien het in één oogopslag dankzij Lucanet."

Upgrade Estate gebruikt de Lucanet-software voor:

Managementrapportages
Consolidatie
Vervanging van Excel

Over het bedrijf

Upgrade Estate begon als familiebedrijf in 1999 en kent vooral sinds 2010 een enorme groei als huisvester voor studenten en young professionals. Upgrade Estate ontwikkelt grootschalige studentenhuisvesting onder de merknaam “Upkot” en appartementen voor young professionals onder de merknaam “Upliving”. Maar de activiteiten van het bedrijf gaan verder dan enkel de ontwikkeling van de gebouwen: van de aankoop van panden en gronden, de projectleiding en bouwcoördinatie, de verkoop van studentenkamers (of aandelen) in een gebouw aan private investeerders en het beheer van de gebouwen en kamers tot het creëren van een community-gevoel bij de studenten en young professionals door allerhande initiatieven.

Dankzij Lucanet is er een permanente aansluiting van de rapporteringsdata met de boekhouding en kunnen we vlot rapporteren aan het management. Wanneer we de data ‘refreshen’, ontdekt de software automatisch wanneer er nieuwe grootboekrekeningen of nieuwe dimensies zijn.

Jeroen de Smet

Financial Analyst & Controller

De uitdaging

Nood aan een betrouwbare, stabiele rapporteringstool

"Door de snelle groei van ons bedrijf kampten we met enkele groeiproblemen”, vertelt Jeroen De Smet, Financial Analyst & Controller bij Upgrade Estate. “We verwerkten de financiële data uit ons boekhoudpakket in Excel, maar door de volumes van die data bleek dat systeem niet meer waterdicht en onbetrouwbaar. Excel dreigde vast te lopen. En wanneer we met draaitabellen werkten, was er toch telkens de schrik dat die niet volledig waren. Wij hadden dringend nood aan een betrouwbare, stabiele rapporteringstool."

De oplossing

Betrouwbare gegevens met Lucanet

"De implementatie van Lucanet verliep heel vlot, met een doorlooptijd van minder dan drie maanden. Upgrade Estate is wel een vrij atypisch bedrijf. Zo waren er enerzijds financiële rapporten nodig die vrij ‘standaard’ uit Lucanet rolden, maar daarnaast hadden we operationele rapporten nodig, bijvoorbeeld voor ons salesdashboard, die meer programmeerwerk vergden. Uit de cijfers in het salesdashboard kunnen we bijvoorbeeld analyseren hoeveel er verkocht wordt in een bepaalde periode, hoeveel elke verkoper apart verkoopt etc.” “Implementatiepartner Seefo is snel in aanpak. Omdat wij als KMO snel groeien, hebben we voortdurend nieuwe vragen en is er behoefte aan nieuwe rapporten. Alle nieuwe rapporten worden voortaan gemaakt in Lucanet. Voor elk nieuw rapport krijgen we van Seefo een eerste draft binnen de 3 weken."

Hoe Upgrade Estate van de Lucanet-software profiteert:

Sluit naadloos aan met de boekhouding
Sneller dan Excel
Beter inzicht in de cijfers