Klantverhaal

Compleet inzicht in complexe zorgorganisatie

Case study Maasziekenhuis Pantein

Elke dochteronderneming en elke deelneming binnen Pantein werkt met eigen systemen. Dat moet ook, want een ziekenhuis vraagt om wezenlijk andere functionaliteiten dan bijvoorbeeld een thuiszorgorganisatie. Het ziekenhuis van Pantein werkt met Chipsoft. De zorgcentra en de thuiszorgorganisaties werken met Nedap en KickQic. Roosters worden binnen Pantein gemaakt met Harmony, DBS doet dienst als HRM-systeem. De boekhouding wordt gedaan in Navision.

Pantein gebruikt de Lucanet-software voor:

Integratie met de verschillende bronsystemen
Single-point-of-truth voor de rapportage

Over het bedrijf

Pantein is een organisatie voor ketenzorg in het noord-oosten van Brabant en het noorden van Limburg. Het werkgebied omvat 21 gemeenten, met meer dan 600.000 inwoners. Het portfolio van Pantein behoort tot de breedste van Nederland: de organisatie bestaat uit een ziekenhuis, verpleeg- en verzorgingstehuizen, zorghotels, kraamzorg, thuiszorg en huishoudelijke hulp. Een facilitair bedrijf ondersteunt deze activiteiten. Bovendien heeft Pantein een samenwerkingsverband met de huisartsen in de noordelijke Maasvallei, Syntein. Binnen Syntein zijn eveneens verschillende vormen van ketenzorg georganiseerd, bijvoorbeeld voor diabetes- en COPD-patiënten.

Pantein is een complexe organisatie voor ketenzorg. Ons ziekenhuis, de zorgcentra en de thuiszorgorganisaties werken met vele verschillende systemen waarin verschillende data worden vastgelegd. Met Lucanet kunnen we echter al die cijfers moeiteloos inlezen en verwerken. Lucanet is daarin flexibel, maar dankzij de ingebouwde controlemogelijkheden ook uiterst transparant. In de rapportage hebben we niet alleen forse tijdswinst geboekt, dankzij Lucanet zijn ze ook een stuk visueler en overzichtelijker geworden.

De uitdaging

BI-omgeving

Binnen de Stichting Pantein moeten al die gegevens uit al die verschillende bronnen verwerkt worden tot een samenhangend geheel, zodat een accuraat beeld ontstaat van het reilen en zeilen van de groep. "Toen ik in dienst kwam, was Pantein bezig met het ontwikkelen van een BI-omgeving," zegt concerncontroller hoofd Finance & Control bij Pantein. "Dat proces liep al maanden, en was behoorlijk vastgelopen. Het lukte maar niet om de complexiteit van het bedrijf goed te vangen. Toen belde Lucanet, en nodigde ons uit voor een demonstratie."

De oplossing

Inhoud

Pantein ging op de uitnodiging in. "De presentatie was fraai en indrukwekkend," aldus de concerncontroller. "Toch was ik sceptisch, want in softwareland belooft men je meestal gouden bergen. Toen ik wegreed, dacht ik dan ook: eerst zien, dan geloven. Maar het andere systeem kwam maar niet van de grond, dus stonden wij open voor een alternatief. Wij hebben duidelijke afspraken met Lucanet gemaakt. De niet goed geld terug garantie van Lucanet versnelde onze besluitvorming en we zijn met een schone lei begonnen aan de implementatie."

Die liep aanvankelijk stroef. "Dat lag niet aan Lucanet, maar aan ons," zegt de concerncontroller. "In het begin wilden wij onze rapportage exact reproduceren in Lucanet. We hebben lang gerommeld met opmaakelementen en kleuren. Dat heeft veel tijd gekost. Uiteindelijk hebben we de opmaak overboord gezet en ons geconcentreerd op de inhoud. De standaardopmaak van Lucanet volstaat eigenlijk prima. Hadden we die knoop in het begin al doorgehakt, dan zou de implementatie met een week achter de rug geweest zijn."

Verzuim

De complexiteit van Pantein vangen was in Lucanet plots geen probleem meer, vertelt de concerncontroller. "Elke bron die enigszins normaal geordend is, kun je zonder moeite naar Lucanet trekken en weergeven. Met elk gangbaar systeem is de koppeling eenvoudig te maken. Is de verbinding eenmaal gelegd, dan werkt het ook gewoon. Behalve financiële gegevens verwerken we ook veel niet-financiële informatie in Lucanet, zoals productiecijfers en personeelscijfers. Je kunt namelijk elke tabel importeren, groot of klein. In Lucanet kunnen we nu de inzet en het verzuim per medewerker per tijdseenheid zichtbaar maken. In één moeite door kunnen we die cijfers over de hele organisatie optellen. En de kosten van meeruren zetten we direct in de rapportage. Dat geeft erg goed inzicht."

Flexibiliteit

Dat inzicht kan vervolgens eenvoudig verwerkt worden tot bruikbare rapportages, vervolgt de concerncontroller. "Wij hebben veel tijdwinst geboekt in ons rapportageproces. Veel F&C-afdelingen grijpen terug naar Excel, omdat de standaardsystemen niet de flexibiliteit hebben om het rapportageproces te doorlopen. Maar de flexibiliteit van Excel moet je bekopen met een gebrek aan transparantie en heel veel handwerk. Lucanet maakt die laatste stap overbodig. Je hebt de flexibiliteit van Excel, aangevuld met uitgebreide controlemogelijkheden. In tegenstelling tot Excel houdt Lucanet het mutatieproces bij. Daardoor is elke stap altijd te verantwoorden of terug te draaien."

De rapportages zien er ook heel anders uit dan voorheen. De concerncontroller: "Lucanet heeft een compleet andere manier van rapporteren mogelijk gemaakt: heel grafisch, met veel grafieken en relatief weinig tekst en cijfers. Zonder Lucanet had het weken gekost om dat voor elkaar te krijgen."

Ondersteuning

"Alles wat Lucanet beloofde, hebben ze waargemaakt," concludeert de concerncontroller. "Dat is uniek. Mijn ervaring is dat met name grotere softwareleveranciers een hoop praten zonder resultaten. Lucanet is een klein bedrijf, met korte lijnen en grote betrokkenheid. Als het echt spannend wordt, kunnen we altijd bellen. Dan krijgen we geen telefoniste, maar echt vakkundige ondersteuning, zelfs op ongebruikelijke tijdstippen. Daar zien we nooit een rekening van. Ook zitten we niet vast aan allerlei licenties of investeringen in hardware, de server had alleen flink wat geheugen nodig. Het lijkt haast te mooi om waar te zijn."

Hoe Maasziekenhuis Pantein van de Lucanet-software profiteert:

Financiële en niet-financiële cijfers nu inzichtelijk en overzichtelijk
Tijdswinst in het rapportageproces
Lucanet is betrouwbaar, met de flexibiliteit van Excel