Klantverhaal
B&C International in Nunspeet is een familiebedrijf, gespecialiseerd in ontwerp en productie van alle soorten raamdecoratie. In de ruim 40 jaar sinds de oprichting is het bedrijf uitgegroeid tot een toonaangevende speler in heel Europa. Sinds 2010 is het bedrijf opgedeeld in drie business units: B&C Raamdecoratie, BU DIY en BU Transport.
Dankzij Lucanet zijn wij in staat om veel eerder de kwartaalafsluiting te doen en sneller de rapportage op te stellen. Correcties worden transparant en consequent doorgevoerd, waardoor de volledigheid en juistheid van de cijfers veel beter gewaarborgd is. Sinds wij met Lucanet werken, heb ik eindelijk tijd om mijn werk te doen: de verdieping zoeken achter de cijfers.
Stefan Dijkstra
Group Controller
De belangrijkste werkmaatschappijen B&C Raamdecoratie en Trendiy werken met het boekhoudpakket FIS2000, NE Distriservice gebruikt Exact, de Poolse dochters gebruiken lokale pakketten. De cijfers daarvan verzamelde de holding in SAP Business Objects. De consolidatie van die gegevens was tijdrovend: er kwamen veel manuele handelingen aan te pas. Eerst werden de cijfers van de werkmaatschappijen in FIS ingelezen in een geconsolideerd bedrijf. Dat werd vervolgens ingelezen in Business Objects. De resultaten werden uiteindelijk handmatig naar Excel gekopieerd voor de kwartaalrapportages. Correcties moesten steevast op meerdere plekken tegelijk worden ingevoerd en de kans op fouten was aanzienlijk. Na elke kwartaalafsluiting duurde het 25 tot 30 dagen om alle cijfers te verzamelen, en dan nog enkele dagen om die te verwerken tot een rapportage. In de hele organisatie waren hooguit twee mensen die begrepen hoe de consolidatie in zijn werk ging.
Na de splitsing in verschillende werkmaatschappijen in 2010 besloot B&C dat er een ander pakket moest komen voor consolidatie, rapportage en budgettering. Dat pakket zou dezelfde betrouwbaarheid en functionaliteit moeten bieden als Excel, maar tegelijkertijd meer mogelijkheden moeten bieden om vaste controls en consolidatiestappen in te regelen.
Voor het proces van keuze en implementatie van een pakket werd een werkgroep opgericht. In de werkgroep zaten de controllers van de holding en ook de controllers van de werkmaatschappijen.
In 2010 had Lucanet al eens gebeld met B&C. Toen was er geen belangstelling, maar toen Lucanet in 2011 opnieuw contact opnam, toonde B&C zich geïnteresseerd. Lucanet gaf een demonstratie, en B&C legde enkele referentiebezoeken af bij klanten van Lucanet. Ook bekeek B&C nog andere pakketten.
Lucanet gooide hoge ogen bij twee werkmaatschappijen en binnen de holding. Binnen de BU Retail, stuitte de keuze aanvankelijk op de nodige scepsis. Al gauw bleek Lucanet echter de beloftes waar te maken. Na de implementatie van Lucanet startte B&C een Quick Close-project, om de werkmaatschappijen in staat te stellen om op de vijftiende kalenderdag de kwartaalcijfers aan te leveren. Lucanet speelt daar een belangrijke rol in. Bovendien kan de holding die cijfers met Lucanet veel sneller verwerken tot een geconsolideerde rapportage.
Stefan Dijkstra, Financial Controller bij B&C International: "In Lucanet kunnen alle werkmaatschappijen geaccommodeerd worden, zonder concessies te hoeven doen aan gedetailleerdheid. Met een druk op de knop krijgen wij overzicht op holding-niveau. Wij zijn nu veel minder tijd kwijt aan consolidatie en rapportage. Daardoor komen wij eindelijk aan onze echte werkzaamheden toe: het interpreteren van de cijfers. Dankzij Lucanet hebben we sneller en meer inzicht in de actuals. Daardoor kunnen we snel sturen. Ook gebruiken we Lucanet voor het vastleggen van planningen (kwartaal, budget, jaar) en taken per medewerker. Op die manier weet iedereen waar hij of zij aan toe is. Ook budgetteren is veel eenvoudiger geworden. Binnen de holding maken wij de formats aan, die de werkmaatschappijen invullen. Het verwerken van de formats kost slechts een dag. Nagekomen correcties in de cijfers kunnen we waar nodig aanpassen. Lucanet legt die correcties op transparante wijze vast, en wij kunnen erop rekenen dat wanneer we op één plaats corrigeren, de correctie door de gehele rapportage wordt doorgevoerd. De kans op fouten is over de hele linie veel kleiner, en de volledigheid en juistheid van de cijfers zijn beter gewaarborgd in Lucanet."
Dijkstra vervolgt: "De komende maanden gaan wij de formats die wij in Lucanet hebben aangemaakt, verder standaardiseren. Er zijn formats voor budget, estimate, ondersteuning van consolidatie en rapportage-onderdelen. Daar willen we meer eenheid in brengen. Ook willen we niet-financiële gegevens mee gaan nemen in de rapportage, bijvoorbeeld materiële vaste activa en FTE's. Binnen Lucanet is dat eenvoudig te realiseren. Ook bij B&C Raamdecoratie zijn ze inmiddels overtuigd van de voordelen van Lucanet."