Klantverhaal
De wens die de logistiek dienstverlener had: niet langer op maandbasis maar op weekbasis analyseren. Het combineren van financiële en niet-financiële gegevens is daarbij cruciaal voor Lineage Logistics. Controller Jochem Schillemans vertelt hoe het sturen van de business sinds Lucanet is verbeterd.
Het begon voor Lineage Logistics in 1998 met het aanbieden van diepvriesopslag en geautomatiseerde magazijnen. Als klanten haalde men belangrijke producenten, retailers en groothandels in de diepvriesbranche binnen. Inmiddels is Lineage Logistics uitgegroeid tot een volledige logistieke dienstverlener, met zes vestigingen in Nederland, België en Groot-Brittannië.
We wilden graag kunnen sturen op weekbasis. Dus: op tijd kunnen ingrijpen voor we uit de pas lopen. Sinds Lucanet lukt dat. We kijken nu vooruit in plaats van achteruit.
Jochem Schillemans
Controller
Veel werkprocessen bij Lineage Logistics zijn volledig geautomatiseerd. "Wij houden ons bezig met opslag en distributie van met name diepvriesproducten," vertelt controller Jochem Schillemans. "In onze kolossale gebouwen staan duizenden diepvriespallets opgeslagen, die automatisch door het magazijn worden getransporteerd. Het manuele werk is zoveel mogelijk geminimaliseerd."
Om die processen te kunnen analyseren, moeten gegevens uit verschillende bronsystemen gecombineerd worden. Zo is er een data-warehouse voor het bijhouden de kwantitatieve logistieke data. Ook is er een apart urenregistratiesysteem. Verder wordt via internet onder meer het energieverbruik geregistreerd. Een belangrijke kostenpost in de diepvriesbusiness, zegt Jochem.
"Voorheen ontvingen we gegevens uit die bronsystemen maandelijks via grote datadumps in Excel. Dat werden echt mastodonten van Excel-files. Voor veel financials denk ik wel herkenbaar." Een verre van ideale situatie. "Er waren maandelijks drie mensen druk bezig om van al die gegevens informatie te maken. Regelmatig bleken de verschillende rapportages daardoor niet geheel consistent."
Dat moest anders. Maar hoe? "Wat we wilden was een interface tussen ons datawarehouse, ons financiële systeem en ons rapportagesysteem. Onze belangrijkste data wilden we kunnen koppelen, om op basis daarvan te sturen. En dan niet maandelijks maar wekelijks." Na het vergelijken van enkele systemen kwam men bij Lucanet uit. Daarmee blijkt zelfs een dagelijkse update van Excel naar het rapportagesysteem mogelijk.
Als belangrijkste voordelen noemt Jochem de consistentie van de rapportages, en de tijdsbesparing die dat oplevert. "Er gaat wel aardig wat tijd zitten in het bouwen van een rapportage, maar erna rapporteer je gewoon altijd vanuit dezelfde bron, met hetzelfde format. Daar worden mensen gewoon echt enthousiast van."
De mogelijkheid om alle gewenste cijfers te vergelijken, is een ander groot pluspunt. "Het vergelijken van data tussen elke gewenste periode wat betreft werkelijkheid met je budget en je forecast: het gaat met een druk op de knop. Als we in een meeting zitten, kunnen we op dat moment meteen laten zien wat men vraagt. Realtime op het scherm, zonder problemen."
Sinds Lineage Logistics dankzij Lucanet de KPI's beter in de gaten kan houden, is er meer tijd over om te analyseren. En dus ook om tijdig bij te sturen. "Wij vonden op maandbasis een te grote periode, we wilden graag sturen op weekbasis. Dus: op tijd kunnen ingrijpen voor we uit de pas lopen. Sinds Lucanet lukt dat. We kijken nu vooruit in plaats van achteruit."
Heeft dat ook al tot andere beslissingen geleid? "Jazeker, met name als het gaat om het sturen op productiviteit. De link tussen loonkosten en activiteiten-niveau is voor ons bijvoorbeeld belangrijk. We proberen steeds verder uit te splitsen, kijken of ergens niet te veel tijd aan wordt besteed en of we kunnen bijsturen en het proces efficiënter kunnen maken. Daar helpt Lucanet ons enorm bij."